FAQ Werkwijze toezicht

FAQ Werkwijze toezicht

​Hieronder worden eerst de vragen weergegeven. Verderop worden deze vragen opnieuw gesteld en beantwoord.

  1. Wanneer moeten de jaarstukken worden ingeleverd?
  2. Hoe moeten de jaarstukken worden ingediend?
  3. Waarom moet een gerechtsdeurwaarder een opgave van zijn privé-vermogen inzenden en wat doet het BFT er mee?
  4. Geldt de inzendplicht ook voor de gerechtsdeurwaarder in loondienst?
  5. Moet een gedefungeerd gerechtsdeurwaarder nog jaarstukken indienen?
  6. Moet bij de praktijk BV/Holding van de gerechtsdeurwaarder ook een beoordelingsverklaring worden afgegeven?
  7. Een aantal gerechtsdeurwaarders heeft de incassopraktijk ondergebracht in een afzonderlijke vennootschap. Moeten zij ook inzage geven in deze praktijkvoering?
  8. Moet voor opdrachtgevers die rechtstreeks over aan hen toekomende gelden kunnen beschikken, een afzonderlijke kwaliteitsrekening worden geopend?
  9. Is het toegestaan dat de naam van de gerechtsdeurwaarder in loondienst opgenomen is in de naamgeving/logo van het gerechtsdeurwaarderskantoor?
  10. Is de gerechtsdeurwaarder in loondienst – al dan niet onder voorwaarden – civielrechtelijk aansprakelijk ingeval van financiële calamiteiten bij de gerechtsdeurwaarder/werkgever?
  11. Moeten “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen in de administratie worden opgenomen?
  12. Geldt voor de “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen een afwijkende betaalprocedure?
  13. Hoe moet de tenaamstelling van de kwaliteitsrekening luiden?
  14. Is een maatschapcontract verplicht?
1. Wanneer moeten de jaarstukken worden ingeleverd?
Het is van belang dat de gerechtsdeurwaarder de jaarstukken tijdig verstrekt aan het BFT.
Op grond van artikel 31 lid 1 gerechtsdeurwaarderswet dienen de jaarstukken binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar te worden opgemaakt en wat de jaarrekening betreft te worden voorzien van (ten minste) een beoordelingsverklaring van een accountant, en aanstonds daarna te worden ingediend bij het BFT.
De Gerechtsdeurwaarderswet biedt geen mogelijkheid tot het verlenen van uitstel voor de indiening van de jaarstukken.
2. Hoe moeten de jaarstukken worden ingediend?
In artikel 3 en 10 van de Administratieverordening, zijn verslagstaten vastgesteld voor de indeling van de jaarstukken en voorschriften gegeven met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie. De gerechtsdeurwaarder is verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving conform deze staten kan geschieden.
Indiening geschiedt door gebruikmaking van de internetapplicatie DiginBFT. Deze gebruikersvriendelijke applicatie is toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Waarom moet een gerechtsdeurwaarder een opgave van zijn privé-vermogen inzenden en wat doet het BFT er mee?
Inzending is verplicht vanuit wet- en regelgeving. Het BFT houdt financieel toezicht en vormt zich op basis van deze stukken een beeld van de (financiële) gezondheid van de gerechtsdeurwaarder. Daarom is het nodig dat deze stukken eenduidig zijn qua waardering en presentatie. In de vermogensstaat blijken in de praktijk veel onvolkomenheden voor te komen. Hier volgen enkele aanwijzingen:
  • woonhuis waarderen tegen WOZ waarde;
  • vermogenscomponenten splitsen wanneer huwelijkse voorwaarden dat aangeven;
  • een belastinglatentie opnemen voor de vrije reserves in de BV;
  • inboedel, kunst of verzamelingen tegen geschatte waarde niet vermelden zonder nadere onderbouwing.
4. Geldt de inzendplicht ook voor de gerechtsdeurwaarder in loondienst?
De gerechtsdeurwaarder in loondienst is in de wet niet vrijgesteld van financieel toezicht. Voorts valt hij onder het tuchtrecht. Hij dient zoveel als mogelijk voldoen aan de controle-instrumenten van de Gerechtsdeurwaarderswet en zal dus inzicht in zijn privé-vermogen moeten geven.
5. Moet een gedefungeerd gerechtsdeurwaarder nog jaarstukken indienen?
Na defungeren hoeft de gerechtsdeurwaarder geen privé jaarstukken meer in te leveren bij het BFT. Wanneer diens gerechtsdeurwaarderspraktijk (het kantoor) niet wordt voortgezet, maar tussentijds – voor het einde van het boekjaar – wordt beëindigd, dient die jaarrekening schriftelijk, voorzien van de verklaring van een accountant, aan het BFT te worden opgestuurd.
6. Moet bij de praktijk BV/Holding van de gerechtsdeurwaarder ook een beoordelingsverklaring worden afgegeven?
Voor de praktijk BV/Holding die buiten het kantoor c.q. de maatschap staat en waarin geen activa/passiva zijn opgenomen die normaliter op de balans van het samenwerkingsverband staan, hoeft geen beoordelingsverklaring worden afgegeven. Slechts voor de jaarrekening waarin de gerechtsdeurwaarderspraktijk wordt verantwoord dient (ten minste) een beoordelingsverklaring te worden afgegeven.
7. Een aantal gerechtsdeurwaarders heeft de incassopraktijk ondergebracht in een afzonderlijke vennootschap. Moeten zij ook inzage geven in deze praktijkvoering?
De incassopraktijk (van de gerechtsdeurwaarder) is onlosmakelijk verbonden met de ambtelijke praktijk. Dit blijkt ook (mede) uit artikel 20 lid 3 sub c van de Gerechtsdeurwaarderswet, waar voor de incassopraktijk ook het gebruik van bijzondere bankrekeningen is voorgeschreven. Dat houdt in dat bij het indienen van de jaarstukken en tijdens de door het BFT te houden onderzoeken inzage in deze praktijkvoering dient te worden gegeven.
8. Moet voor opdrachtgevers die rechtstreeks over aan hen toekomende gelden kunnen beschikken, een afzonderlijke kwaliteitsrekening worden geopend?
Het antwoord is ja: de gerechtsdeurwaarder heeft niet 100% controle over de bijzondere rekening. Uitsluitend indien het een specifiek voor die instantie geopende bijzondere bankrekening is acht het BFT dit – onder de voorwaarde dat dit contractueel adequaat is geregeld – toegestaan.
9. Is het toegestaan dat de naam van de gerechtsdeurwaarder in loondienst opgenomen is in de naamgeving/logo van het gerechtsdeurwaarderskantoor?
Krachtens de huidige regelgeving is er niets op tegen dat de naam van de gerechtsdeurwaarder in loondienst opgenomen is in de naamgeving/logo van het gerechtsdeurwaarderskantoor. De gerechtsdeurwaarder in loondienst is benoemd en is dus gerechtsdeurwaarder. Voor de tuchtrechtelijke aansprakelijkheid doet voor derden niet terzake of de gerechtsdeurwaarder al dan niet in loondienst werkzaam is. Voor de civielrechtelijke aansprakelijkheid evenmin, omdat de werknemer de werkgever in vrijwaring kan oproepen.
11. Moeten “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen in de administratie worden opgenomen?
Volgens artikel 4 van de Administratieverordening dienen van iedere opdracht de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële administratie. Teneinde te allen tijde alle financiële feiten te kennen heeft het sterk de voorkeur alle bankrekeningen, waarbij de gerechtsdeurwaarder of één van zijn medewerkers gemachtigd is om over de saldi op bankrekeningen (per adres respectievelijk “inzake” bankrekeningen) te beschikken, in de financiële administratie op te nemen. Dit betreft dus zowel de schulden als de saldi aan geldmiddelen betreffende deze bankrekeningen. Ook in de jaarrekening van het kantoor dienen deze saldi te worden opgenomen.
12. Geldt voor de “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen een afwijkende betaalprocedure?
De betaalprocedure met betrekking tot deze gelden van derden dient op dezelfde wijze te geschieden als bij de algemene derdengeldrekeningen. Dat houdt in dat de procuratie voor deze betalingen in beginsel eveneens is voorbehouden aan de gerechtsdeurwaarder. Indien uit praktische overwegingen andere personen binnen de organisatie betalingsbevoegdheid hebben, brengt de zorgvuldigheid mee dat de betaling door ten minste twee personen wordt uitgevoerd, waarvan ten minste één niet belast mag zijn met de financiële administratie. (Artikel 5 van de Administratieverordening).
13. Hoe moet de tenaamstelling van de kwaliteitsrekening luiden?
Uit de tenaamstelling van deze bankrekening moet blijken dat het gaat om een bijzondere bankrekening zoals bedoeld in artikel 19 GDW. Het eerste lid van dit artikel schrijft voor dat uit de tenaamstelling de hoedanigheid van de houder van deze bankrekening blijkt. Uit de omschrijving op het dagafschrift dient te blijken dat het een bankrekening is waarop cliëntengelden worden bewaard. De tenaamstelling van de bankrekening dient bijvoorbeeld te luiden “Gerechtsdeurwaarderskantoor X inzake cliëntengelden” of “Gerechtsdeurwaarderskantoor X inzake derdengelden” of “gerechtsdeurwaarder X, Kwaliteitsrekening”.
In het contract met de bank dient voorts een verwijzing naar artikel 19 GDW te zijn opgenomen.
14. Is een maatschapcontract verplicht?
Hoewel niet verplicht, is het zeer gewenst de onderlinge rechtsverhouding tussen de vennoten in de maatschap schriftelijk vast te leggen in de vorm van een maatschapcontract. Het blijkt dat disassociaties waarbij geen maatschapcontract aanwezig is veel stroever verlopen dan die waarbij wel een contract was opgesteld.