FAQ Werkwijze toezicht

FAQ Werkwijze toezicht

Hieronder worden eerst de vragen weergegeven. Verderop worden deze vragen opnieuw gesteld en beantwoord.
  1. Wanneer moeten de jaarstukken worden ingeleverd?
  2. Welke jaarstukken moet de notaris indienen?
  3. Hoe moeten de jaarstukken worden ingediend?
  4. Welke jaarstukken moeten IDS kantoren indienen?
  5. Waarom moet een notaris een opgave van zijn privé-vermogen en inkomen inzenden en wat doet het BFT er mee?
  6. Moet een gedefungeerd notaris nog jaarstukken indienen?
  7. Het kantoor heeft een gebroken boekjaar. Wanneer moet de notaris zijn vermogen en inkomen inzenden?
  8. Waar kan de accountant voorbeelden van de in te dienen verklaringen vinden?
  9. Moet bij de praktijk BV/Holding van de notaris ook een beoordelingsverklaring worden afgegeven?
  10. Moeten “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen in de administratie worden opgenomen?
  11. Hoe wordt de bewaringspositie bepaald?
1. Wanneer moeten de jaarstukken worden ingeleverd?
Het is van belang dat de notaris de jaarstukken tijdig verstrekt aan het BFT.
Op grond van artikel 24 lid 4 Wna dienen de jaarstukken binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar te worden ingediend bij het BFT te Utrecht, voorzien van een beoordelingsverklaring of controleverklaring van een accountant. Slechts op grond van bijzondere omstandigheden kan deze termijn – op (schriftelijk) verzoek van de notaris, en niet op verzoek van diens accountant – door het BFT worden verlengd met ten hoogste twee maanden.
2. Welke jaarstukken moet de notaris indienen?
In artikel 24 en 112, lid 1 Wna staat vermeld welke stukken de notaris aan het BFT dient te overleggen.
3. Hoe moeten de jaarstukken worden ingediend?
In het op 1 januari 2010 van kracht geworden Reglement Verslagstaten, gebaseerd op artikel 2 en 10 van de Administratieverordening, zijn verslagstaten vastgesteld voor de indeling van de jaarstukken en voorschriften gegeven met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie. De notaris is verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving conform deze staten kan geschieden.
In het reglement wordt in artikel 2 digitale indiening verplicht gesteld en deze geschiedt door gebruikmaking van de internetapplicatie DiginBFT. Deze gebruikersvriendelijke applicatie is toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.
Voor de indiening van financiële gegevens door kantoren waarin notarissen samenwerken met advocaten en/of fiscaal juristen is de rechtspersoon bepalend. Is er een afzonderlijke rechtspersoon voor de notariële taak binnen een IDS-kantoor, dan dient deze de separate notariële cijfers in. In het andere geval, slechts één rechtspersoon voor het totaal, worden de gezamenlijke cijfers ingediend. In dat geval dient de bewaringspositie van het notariaat apart gemeld te worden.
5. Waarom moet een notaris een opgave van zijn privé-vermogen en inkomen inzenden en wat doet het BFT er mee?
Inzending conform het reglement verslagleggingstaten is verplicht vanuit wet- en regelgeving. Het BFT houdt financieel toezicht en vormt zich mede op basis van deze privéstukken een beeld van de (financiële) gezondheid van de notarissen. Daarom is het nodig dat deze stukken eenduidig zijn qua waardering en presentatie. De inkomensstaat is eenvoudig, die volgt uit de aangifte inkomstenbelasting, maar bij de vermogensstaat ligt dat anders. In de praktijk blijken er veel onvolkomenheden. Hier volgen enkele aanwijzingen:
  • woonhuis waarderen tegen WOZ waarde;
  • vermogenscomponenten splitsen wanneer huwelijkse voorwaarden dat aangeven;
  • een belastinglatentie opnemen voor de vrije reserves in de BV;
  • inboedel, kunst of verzamelingen tegen geschatte waarde niet vermelden zonder nadere onderbouwing.
6. Moet een gedefungeerd notaris nog jaarstukken indienen?
Na defungeren hoeft de notaris geen privé jaarstukken meer in te leveren bij het BFT. Wanneer diens notarispraktijk (het kantoor) niet wordt voortgezet, maar tussentijds – voor het einde van het boekjaar – wordt beëindigd, dient die jaarrekening schriftelijk, voorzien van de verklaring van een accountant, aan het BFT te worden opgestuurd.
7. Het kantoor heeft een gebroken boekjaar. Wanneer moet de notaris zijn vermogen en inkomen inzenden?
De notaris kan ervoor kiezen zijn privé gegevens vóór 1 mei in te zenden. Dit is aan te bevelen indien de praktijk BV geen gebroken boekjaar heeft of wanneer er geen praktijk BV is. De vermogensgegevens zijn dan meestal gelijk aan die welke bij de aangifte inkomstenbelasting worden gebruikt.
Hij kan er ook voor kiezen aan te sluiten bij de indiening van het kantoor, dus vóór 4 maanden na afloop van het boekjaar. Dit laatste is aan te bevelen indien het boekjaar van de praktijk BV van de notaris gelijk loopt met dat van het kantoor. Hij dient dan wel zijn privé-vermogen per diezelfde datum op te stellen.
8. Waar kan de accountant voorbeelden van de in te dienen verklaringen vinden?
Op het KNB Notarisnet, het interne ledennet van de notarissen, staan de modellen. De notaris kan deze aan de accountant verstrekken.
9. Moet bij de praktijk BV/Holding van de notaris ook een beoordelingsverklaring worden afgegeven?
Voor de praktijk BV/Holding die buiten het kantoor c.q. de maatschap staat en waarin geen activa/passiva zijn opgenomen die normaliter op de balans van het samenwerkingsverband staan, hoeft geen beoordelingsverklaring worden afgegeven. Slechts voor de jaarrekening waarin de notarispraktijk wordt verantwoord dient (ten minste) een beoordelingsverklaring te worden afgegeven.
10. Moeten “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen in de administratie worden opgenomen?
Volgens artikel 4 van de Administratieverordening dienen van iedere opdracht de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële administratie. Teneinde te allen tijde alle financiële feiten te kennen heeft het sterk de voorkeur alle boedels, waarbij de notaris of  één van zijn medewerkers gemachtigd is om over de saldi op bankrekeningen (per adres respectievelijk “inzake” bankrekeningen) te beschikken, in de financiële administratie op te nemen. Dit betreft dus zowel de schulden als de saldi aan geldmiddelen betreffende deze boedels. Ook in de jaarrekening van het kantoor dienen deze saldi te worden opgenomen.
11. Hoe wordt de bewaringspositie bepaald?
Bij de berekening van de bewaringspositie is het van belang dat de vorderingen op cliënten uit de cliëntenschulden worden geëlimineerd. Indien dit wordt nagelaten worden de cliëntenschulden te laag gepresenteerd, en wordt dientengevolge de bewaringspositie te hoog weergegeven.
Voorts dient de aan cliënten verschuldigde rente aan de cliëntenschulden te worden toegevoegd. Deze verschuldigde rente maakt immers deel uit van de cliëntenschulden en dus van de bewaarplicht.
Tenslotte wordt opgemerkt dat gelden van derden, waarover het notariskantoor krachtens volmacht kan beschikken, zoals geldmiddelen op per adres- of inzake-rekeningen, dienen te worden verantwoord onder gelijktijdige opname van de (even grote) schuld als afzonderlijke post onder de cliëntenschulden.