Werkwijze

Werkwijze

Het integraal toezicht op het notariaat richt zich op de aandachtsgebieden: financiën, integriteit (inclusief de WWFT) en de kwaliteit van de notaris. De wetgever wenst een effectief, efficiënt en preventief toezicht op het notariaat. Het BFT heeft hiertoe enerzijds een structuur van regionale aanspreekpunten gecreëerd die de relatie met de notarissen in een regio beheren (inclusief de organisaties die een verhoogd risico kennen m.b.t. de continuïteit en anderzijds een risicogericht toezicht nader uitgewerkt. De kantoren en notarissen met de grootste financiële, integriteits- en kwaliteitsrisico’s naar de laatste stand van het inzicht van het BFT zullen het meest intensief in het toezicht worden betrokken. Dat alles ten behoeve van het gemeenschappelijk belang: een goed functionerend en integer notariaat.

Bij het uitoefenen van zijn toezichtactiviteiten is het BFT:

  • Onafhankelijk. De samenleving moet er op kunnen vertrouwen dat het toezicht onafhankelijk wordt uitgevoerd.
  • Transparant. Zowel op aspecten als nut en noodzaak van de verrichte activiteiten als de hiervoor genoemde onafhankelijkheid.
  • Professioneel. Het BFT staat open voor nieuwe ontwikkelingen en ideeën met betrekking tot het verbeteren van het eigen functioneren.
  • Selectief en efficiënt. Toezichtactiviteiten worden telkens gekozen op basis van een afweging van risico’s, effectiviteit, kosten en baten.
  • Slagvaardig. Het toezicht door het BFT is terughoudend waar het kan en doortastend waar het moet.
  • Gericht op samenwerking. Samenwerking is een belangrijk middel om de ervaren toezichtlast te beperken. 

Bevoegdheden BFT en wettelijk kader
Vanuit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) heeft het BFT bevoegdheden die leiden tot een medewerkingsplicht van de notaris. Op de taak tot het verrichten van het toezicht is titel 5.2 van de Awb van toepassing. Het BFT heeft daarmee de bevoegdheid om bijvoorbeeld kopieën te maken van zakelijke gegevens en bescheiden. Tevens is het BFT bevoegd tot inzage in de persoonlijke financiële administratie van de notaris. Op grond van de Awb wordt het mogelijk om ook informatie van derden te betrekken in het toezicht. De notaris heeft ten opzichte van het BFT geen geheimhoudingsplicht en kan zich dus niet op zijn verschoningsrecht beroepen.

Onderzoek ter plaatse

Bezoeken bij notarissen kunnen plaatsvinden om meerderlei redenen. Op basis van de verzamelde informatie kan, indien de risicoanalyse hiertoe aanleiding geeft, een risicogericht onderzoek bij de notaris plaatsvinden. De notaris is verplicht om mee te werken aan het onderzoek door het BFT op grond van de Awb. Het toezicht door het BFT wordt uitgeoefend door medewerkers met kennis van het notariaat door uitgevoerde (bijzondere) onderzoeken of eigen notariële praktijkervaring als (toegevoegd of kandidaat-)notaris. Als mogelijke onderzoeken worden onderscheiden: het inwinnen van nadere informatie, een kort bedrijfsbezoek, een startersbezoek, een algemeen onderzoek, thematisch onderzoek of een bijzonder onderzoek.
Naar aanleiding van een onderzoek, wordt een rapportage opgesteld. In het kader van hoor en wederhoor zal eerst een conceptrapportage aan de notaris ter beschikking worden gesteld met het verzoek binnen een bepaalde tijd te reageren. In de (concept-)rapportage worden de geconstateerde normschendingen en eventueel ook de risico’s op normschendingen benoemd.
Nu het BFT naast financieel toezichthouder ook toezichthouder is op de kwaliteit en integriteit van een notaris zullen bijvoorbeeld kantoorcultuur, houding en gedrag meer aandacht krijgen in de rapportages.
Indien sprake is van een normschending zal de definitieve rapportage het uitgangspunt zijn voor een handhavingsactie. Zie voor meer informatie het onderdeel handhaving.