Aandachtspunten kantoororganisatie voor de notaris - poortwachter
De invulling van de poortwachtersrol valt uiteen in meerdere verantwoordelijkheden. In (recente) uitspraken heeft de tuchtrechter een aantal aandachtspunten benoemd wat betreft de kantoororganisatie van de notaris.
Een (kandidaat-)notaris heeft een poortwachtersrol. In handleidingen en leidraden staan indicatoren waarmee je als poortwachter elk individueel dossier kunt toetsen. Op basis van artikel 14 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 wordt eveneens van een notaris vereist dat hij zorgdraagt voor een goede kantoororganisatie. Een goede kantoororganisatie is essentieel voor een juiste invulling van de poortwachtersrol. Het is aan de notaris dat het naleven van de poortwachtersverplichtingen wordt ingebed in de kantoororganisatie zodat de medewerkers hun rol als poortwachter kunnen uitoefenen. In de uitspraken hieronder benadrukt de tuchtrechter het belang van een goede kantoorinrichting en geeft hiervoor aanknopingspunten, zoals ten eerste het zorgdragen voor een goede opleiding en inrichting van de organisatie, ten tweede de verantwoordelijkheid van de notaris als werkgever en tot slot het inrichten van het kantoor op de
transacties die je doet.
1. Opleiding en inrichting organisatie
In de twee onderstaande uitspraken heeft de tuchtrechter zich uitgelaten over een aantal concrete acties waarmee de notaris zijn kantoororganisatie heeft verbeterd, dan wel mee zou kunnen
verbeteren. Hierin wordt onder andere de opleidingsverplichtingen in het kader van de Wwft genoemd. Het aanstellen van één persoon die toezicht houdt op de naleving van de Wwft is echter niet afdoende. Het neerleggen van de taken aangaande de Wwft bij slechts één persoon kan het kantoor kwetsbaar maken, aldus de tuchtrechter. Zij heeft zich hier als volgt over uitgelaten.
Ook heeft de notaris op zijn kantoor maatregelen getroffen om zijn poortwachtersrol op hoger peil te brengen, bestaande uit: het letten op opleidingsverplichtingen in het kader van de Wwft; het aanscherpen van de vastlegging in de dossiers; het voeren van een restrictiever beleid ten aanzien van de beoordeling van transacties en/of cliënten en het eerder doen van meldingen bij FIU Nederland. (ECLI:NL:TNORAMS:2022:8).
Daarbij merkt de kamer op dat zij zich zorgen maakt over de inrichting van het kantoor van de notaris. Sinds juli 2018 is één medewerker van het kantoor aangesteld als Wwft-functionaris. De notaris kon ter zitting niet aangeven welke opleiding de betreffende medewerker heeft gevolgd. Door deze werkzaamheden bij deze ene medewerker te leggen is het kantoor kwetsbaar. Daarnaast heeft de notaris onvoldoende inzicht kunnen geven over de meest recente cursus of
opleiding die hij zelf op het gebied van de Wwft heeft gevolgd (ECLI:NL:TNORARL:2023:55).
De notaris was eindverantwoordelijk en het is hem te verwijten dat hij de procedures op zijn kantoor kennelijk onvoldoende heeft ingericht, waardoor de verweten gedragingen konden
plaatsvinden (ECLI:NL:TNORARL:2020:31).
2. Verantwoordelijkheid van de notaris als werkgever en eigen verantwoordelijkheid kandidaat
Zowel de notaris als de kandidaat-notaris dragen verantwoordelijkheid voor het uitoefenen van de poortwachtersrol. Ten aanzien van de notaris wordt echter ook van hem verwacht dat hij de procedures op zijn kantoor zo inricht dat hij zijn medewerkers in staat stelt de verplichtingen vanuit de Wwft na te kunnen leven. Hierbij is onder andere ook van belang dat de notaris bekend is met de werkervaring van zijn medewerkers en daar de begeleiding op aanpast. De tuchtrechter overweegt hierover als volgt.
De notaris was eindverantwoordelijk en het is hem te verwijten dat hij de procedures op zijn kantoor kennelijk onvoldoende heeft ingericht, waardoor de verweten gedragingen konden plaatsvinden. De notaris heeft zijn verantwoordelijkheid niet ten volle genomen door ervoor te kiezen om de kandidaat-notaris, die wat betreft het ondernemingsrecht nog zeer onervaren was, in te zetten op de in het geding zijnde dossiers zonder haar voldoende begeleiding en coaching te bieden. (ECLI:NL:TNORARL:2020:31).
Aan de andere kant blijft de kandidaat-notaris ook verantwoordelijk voor het eigen handelen in het kader van de poortwachtersrol. De tuchtrechter overweegt als volgt: verwacht mag en moet worden dat de kandidaat-notaris de haar opgelegde taak zorgvuldig uitoefent. De enkele omstandigheid dat de kandidaat-notaris niet eindverantwoordelijk is en bij haar werkzaamheden rekening heeft gehouden met de lijn die het kantoor volgde, ontslaat de kandidaat-notaris niet van haar verplichtingen op de hierboven genoemde punten.
(ECLI:NL:TNORARL:2020:31).
3. Inrichten van het kantoor naar de transacties die je doet
Een perfecte blauwdruk van hoe de kantoororganisatie dient te worden ingericht bestaat niet. Uit de tuchtrechtspraak komt naar voren dat elke praktijk zijn kantoorinrichting dient af te stemmen op de plaatsvinden en de cliënten die ze bedienen. Met name ondernemings- en
vastgoedzaken brengen poortwachtersrisico’s met zich mee. Ook de omvang, mate van specialisatie en locatie zijn omstandigheden waarmee de notaris rekening kan houden bij de kantoorinrichting. In
de eerste van de onderstaande uitspraken merkt de tuchtrechter op dat niet blijkt dat de notarissen met hun kantoorprocedure (de kantoorinrichting) rekening hebben gehouden met de soort praktijk
die zij voeren. Indien het niet lukt om als poortwachter de voor de transacties (uit de Wwft voortvloeiende) noodzakelijke zorgvuldigheid te betreden, kan ervoor worden gekozen de kantoorprocedures aan te scherpen of worden besloten bepaalde transacties niet meer te doen
(binnen de mogelijkheden van artikel 21 lid 3 Wna). Zie in dat kader de overwegingen van de tuchtrechter in de laatste twee onderstaande uitspraken.
In haar oordeel heeft de kamer in positieve zin voor de oud-notaris meegewogen dat zij haar ondernemingsrechtelijke praktijk - en overigens ook vastgoedzaken - naar aanleiding van het onderzoek door het BFT, grotendeels heeft afgebouwd en zich nagenoeg geheel heeft gericht op haar familierechtpraktijk. (ECLI:NL:TNORAMS:2021:22)
In het voordeel van de notaris spreekt dat hij een aantal verbeteringen heeft doorgevoerd wat betreft controle, vastlegging en scholing, dat hij afziet van verdere behandeling van ondernemingsrechtelijke dossiers […]
(ECLI:NL:TNORARL:2021:59)