Loading...
Notariaat2023-08-07T10:14:08+02:00

Notariaat

Op deze pagina:

Werkwijze toezicht

Het integraal toezicht op het notariaat richt zich op de aandachtsgebieden: financiën, integriteit (inclusief de Wwft) en de kwaliteit van de notaris. De wetgever wenst een effectief, efficiënt en preventief toezicht op het notariaat. Het BFT heeft hiertoe enerzijds een structuur van regionale aanspreekpunten gecreëerd die de relatie met de notarissen in een regio beheren (inclusief de organisaties die een verhoogd risico kennen m.b.t. de continuïteit) en anderzijds een risicogericht toezicht nader uitgewerkt. De kantoren en notarissen met de grootste financiële, integriteits- en kwaliteitsrisico’s naar de laatste stand van het inzicht van het BFT zullen het meest intensief in het toezicht worden betrokken. Dat alles ten behoeve van het gemeenschappelijk belang: een goed functionerend en integer notariaat.

Bij het uitoefenen van zijn toezichtactiviteiten is het BFT:

  • Onafhankelijk. De samenleving moet er op kunnen vertrouwen dat het toezicht onafhankelijk wordt uitgevoerd.
  • Transparant. Zowel op aspecten als nut en noodzaak van de verrichte activiteiten als de hiervoor genoemde onafhankelijkheid.
  • Professioneel. Het BFT staat open voor nieuwe ontwikkelingen en ideeën met betrekking tot het verbeteren van het eigen functioneren.
  • Selectief en efficiënt. Toezichtactiviteiten worden telkens gekozen op basis van een afweging van risico’s, effectiviteit, kosten en baten.
  • Slagvaardig. Het toezicht door het BFT is terughoudend waar het kan en doortastend waar het moet.
  • Gericht op samenwerking. Samenwerking is een belangrijk middel om de ervaren toezichtlast te beperken.

Bevoegdheden BFT en wettelijk kader
Vanuit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) heeft het BFT bevoegdheden die leiden tot een medewerkingsplicht van de notaris. Op de taak tot het verrichten van het toezicht is titel 5.2 van de Awb van toepassing. Het BFT heeft daarmee de bevoegdheid om bijvoorbeeld kopieën te maken van zakelijke gegevens en bescheiden. Tevens is het BFT bevoegd tot inzage in de persoonlijke financiële administratie van de notaris. Op grond van de Awb is het mogelijk om ook informatie van derden te betrekken in het toezicht. De notaris heeft ten opzichte van het BFT geen geheimhoudingsplicht en kan zich dus niet op zijn verschoningsrecht beroepen.

Onderzoek ter plaatse
Bezoeken bij notarissen kunnen plaatsvinden om meerderlei redenen. Op basis van de verzamelde informatie kan, indien de risicoanalyse hiertoe aanleiding geeft, een risicogericht onderzoek bij de notaris plaatsvinden. De notaris is verplicht om mee te werken aan het onderzoek door het BFT op grond van de Awb. Het toezicht door het BFT wordt uitgeoefend door medewerkers met kennis van het notariaat door uitgevoerde (bijzondere) onderzoeken of eigen notariële praktijkervaring als (toegevoegd of kandidaat-)notaris. Als mogelijke onderzoeken worden onderscheiden: het inwinnen van nadere informatie, een kort bedrijfsbezoek, een startersbezoek, een algemeen onderzoek, thematisch onderzoek of een bijzonder onderzoek.

Naar aanleiding van een onderzoek, wordt een rapportage opgesteld. In het kader van hoor en wederhoor zal eerst een conceptrapportage aan de notaris ter beschikking worden gesteld met het verzoek binnen een bepaalde tijd te reageren. In de (concept-)rapportage worden de geconstateerde normschendingen en eventueel ook de risico’s op normschendingen benoemd. Nu het BFT naast financieel toezichthouder ook toezichthouder is op de kwaliteit en integriteit van een notaris zullen bijvoorbeeld kantoorcultuur, houding en gedrag meer aandacht krijgen in de rapportages. Indien sprake is van een normschending zal de definitieve rapportage het uitgangspunt zijn voor een handhavingsactie. Zie voor meer informatie het onderdeel handhaving.

Handhaving en wet- en regelgeving

Handhaving

Als bijvoorbeeld bij onderzoeken beperkte afwijkingen van de norm worden aangetroffen, zal het BFT hierover een opmerking maken en de notaris vragen deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen en die in het verleden zo mogelijk nog te laten repareren. Bij de keuze tussen de verschillende handhavingsmogelijkheden geldt het uitgangspunt: “ terughoudend waar het kan, doortastend waar het moet’. Het doel van het handhavend optreden is enerzijds het bewerkstelligen van normconform gedrag en anderzijds heeft het – bij grotere normafwijkingen die worden voorgelegd bij de tuchtrechter – een meer corrigerend karakter. Enkele voorbeelden van handhaving zijn:

Normoverdragend gesprek
Vanuit een geconstateerde normschending kan het BFT een zogenaamd normoverdragend gesprek initiëren. De notaris wordt daarbij aangespoord om de normschending te beëindigen. Bijvoorbeeld kunnen met de notaris afspraken worden gemaakt over verbeteringen die voortvarend, volledig en tijdig moeten worden doorgevoerd.

Boete en dwangsom
Bij schending van voorschriften met betrekking tot bepaalde administratieve aangelegenheden heeft het BFT binnen het bestuursrecht een boete- en dwangsombevoegdheid. Ook daarmee kan het BFT corrigerend optreden zonder dat een tuchtrechtelijke procedure noodzakelijk is.

Tuchtklacht
Afhankelijk van de aard van de normschending kan het BFT er voor kiezen om een tuchtklacht in te dienen bij de Kamer voor het notariaat.

BFT Handhavingsbeleid

Wet- en regelgeving

Voor het uitoefenen van het toezicht is het nodig dat het toetsingskader helder is. Het BFT is toezichthouder. De normen voor het toetsingskader worden met name bepaald door de wet- en regelgevers en de tuchtrechter.

Hier vindt u een verwijzing naar de verschillende Wet- en regelgeving, de Wwft, Ministeriële regelingen en tuchtrechtjurisprudentie.

Wna

Wwft
KNB
Tuchtrecht
Rechtspraak

Incidentmelding

Op grond van artikel 25a Wna zijn notarissen bij ministeriële regeling verplicht om gebeurtenissen die aanmerkelijke nadelige gevolgen kunnen hebben voor de financiële positie van de notaris te melden aan het BFT.

In de ►ministeriële regeling (artikel 8 e.v.) is aangegeven welke gebeurtenissen de notaris moet melden.

Notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen kunnen gebeurtenissen die aanmerkelijke nadelige gevolgen kunnen hebben voor de (financiële) positie van een notaris melden via melding25a@bureauft.nl.

Maart 2020: Een melding van alléén het feit dat notarissen in de huidige omstandigheden met coronavirus een beroep (gaan) doen op de door de overheid algemeen aangeboden ondersteuningsmaatregelen, behoeft niet gedaan te worden.

Artikel 25a

Bij regeling van Onze Minister kan aan notarissen de plicht worden opgelegd tot het doen van een melding aan het Bureau indien er zich, in de regeling nader aan te duiden, gebeurtenissen voordoen die aanmerkelijke nadelige gevolgen kunnen hebben voor de financiële positie van een notaris.

Informatie voor accountants

Verwachte werkzaamheden

Het is van belang dat het BFT kan beschikken over tijdige, juiste en volledige informatie van de notarissen.

De informatie die de notaris aanlevert moet soms voorzien zijn van een accountantsverklaring of -mededeling. Bij ministeriële regeling zijn regels gesteld betreffende de inhoud van het verslag en van de verklaring respectievelijk mededeling van de accountant.

Zie voor meer informatie de door het BFT uitgebrachte circulaires.

Verslaggeving

Voor de jaarstukken zijn verslagstaten voorgeschreven (artikel 2 Administratieverordening). Het gebruik van deze staten is verplicht. Op 1 januari 2010 is voor het notariaat het Reglement Verslagstaten 2010 in werking getreden. In het reglement wordt digitale indiening verplicht gesteld. De tekst van het reglement kunt u vinden op de site van de KNB.

Reglement verslagstaten

Het BFT heeft een applicatie voor de digitale indiening van jaarverslagstaten ontwikkeld. Deze internetapplicatie, DiginBFT, is toegankelijk met een gebruikerscode en wachtwoord. De jaarverslagstaten in DiginBFT zijn gebaseerd op het Reglement Verslagstaten 2010, respectievelijk de Administratieverordening.

Bij het via DiginBFT indienen van verslagstaten wordt de jaarrekening niet meer vereist, zodat de relatie tussen de verklaring bij de jaarrekening en de verslagstaten in DiginBFT niet blijkt. Op grond hiervan wordt een mededeling van de accountant gevraagd waaruit blijkt dat de in de verslagstaten ingevulde financiële gegeven zijn ontleend aan de jaarrekening waarbij de accountant een accountantsverklaring heeft afgegeven, vermeldende onder meer de datum en de strekking van die afgegeven verklaring.

Het BFT vindt het van groot belang dat de juiste documenten worden overgelegd bij de verslagstaten. Daar toe geeft het BFT regelmatig circulaires uit, waarvan u de meest recente op deze website kunt vinden.

De Administratiemededeling
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) stelt ieder jaar een circulaire op voor het notariaat. Met deze, hieronder opgenomen, circulaire informeert het BFT u over de procedure met betrekking tot de indiening van de jaargegevens en de kwartaalgegevens.

Circulaire notariaat 2023

Circulaire notariaat 2022

Circulaire notariaat 2021

Circulaire notariaat 2020

Circulaire notariaat 2019

Bijlage circulaire notariaat 2019

 Aanvullende toelichting bij circulaire notariaat 2019

Startende notarissen

Startende notarissen

Een kandidaat-notaris die benoemd wil worden tot notaris moet volgens de Wet op het notarisambt (Wna) een aanvraag doen bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Daarnaast moet hij of zij onder meer een ondernemingsplan voor vestiging in de beoogde gemeente indienen. De onafhankelijke Commissie van deskundigen beoordeelt dit en brengt advies uit. Deze procedure is er op gericht om het ontstaan van kansloze of slecht renderende notarispraktijken te voorkomen.

Ondernemingsplan

De Commissie van deskundigen heeft een “procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan” vastgesteld. Deze procedure en voorschriften bevatten voor een indiener gedetailleerde aanwijzingen voor het maken en indienen van een ondernemingsplan. Een ondernemingsplan wordt in behandeling genomen nadat het ondernemingsplan per email en schriftelijk volledig is ingediend en de adviseringskosten ad € 1.600 zijn voldaan..

PDF Procedure en voorschriften ondernemingsplan

Beoordeling ondernemingsplan
Het afgeven van een advies over een ingediend ondernemingsplan vindt plaats door de onafhankelijke Commissie van deskundigen. De Commissie van deskundigen bestaat uit twee bedrijfseconomisch deskundigen en een notaris. Eén van de bedrijfseconomische leden is voorzitter. Er zijn twee plaatsvervangende leden, waarvan één lid notaris is en één lid een bedrijfseconomische achtergrond heeft.

Het secretariaat van de Commissie van deskundigen is ondergebracht bij het BFT.

Commissie van Deskundigen

De Commissie van deskundigen is een onafhankelijke commissie.  De commissie beoordeelt het ondernemingsplan van een kandidaat-notaris die notaris wil worden. Het secretariaat van de Commissie van deskundigen is ondergebracht bij het BFT. De commissie brengt jaarlijks een verslag uit.

Verslagen

Verslag CvD 2022

Verslag CvD 2021

Verslag CvD 2020

Verslag CvD 2019

Verslag CvD 2018

Verslag CvD 2017

Als u geïnteresseerd bent in oude jaarverslagen van de Commissie van Deskundigen Notariaat, dan kunt u uw verzoek mailen naar: Secretariaat@cvdnotariaat.nl.

Veelgestelde vragen

Hier vindt u de meest gestelde vragen over het toezicht op de naleving van de Wet op het notarisambt.

​De antwoorden op deze veel gestelde vragen zijn algemeen en kunnen in een specifiek geval anders zijn. De tekst van wet- en regelgeving is leidend.
Het BFT heeft de informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Het BFT geeft echter geen garantie dat de verstrekte informatie correct en/of volledig is c.q. blijft. Het BFT aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de door derden aangeboden informatie waarnaar wordt verwezen.

Op de website van de ► KNB kunt u meer informatie vinden.

Hoe wordt de bewaringspositie bepaald?2023-01-16T09:29:30+01:00

De bewaringspositie omvat de aanwezige cliëntengelden, verminderd met de verplichtingen aan derden. Onder de cliëntengelden worden verstaan zowel de derdengelden van artikel 25 Wna als gelden van derden waarover de notaris dan wel een medewerker van het notariskantoor bevoegd is te beschikken (“per adres” of “inzake” rekeningen). Onder de verplichtingen aan derden worden verstaan het totaal van de cliëntenschulden (waaronder ook is begrepen de af te dragen overdrachtsbelasting). De bewaringspositie moet altijd positief zijn.

Bij de berekening van de bewaringspositie moeten de vorderingen op cliënten uit de cliëntschulden worden geëlimineerd. Anders worden de cliëntenschulden te laag gepresenteerd en wordt de bewaringspositie te hoog weergegeven. Voorts dient de aan cliënten verschuldigde rente aan de cliëntenschulden te worden toegevoegd. Deze verschuldigde rente maakt immers deel uit van de cliëntenschulden en dus van de bewaarplicht. In principe is een eventuele vordering op de cliënten uit dien hoofde geen onderdeel van de bewaringspositie. Anders is het indien deze vordering met toestemming van de cliënt gesaldeerd kan worden met de beschikbare cliëntengelden. Kasgelden zijn geen onderdeel van de bewaringspositie. Gelden van derden, waarover het notariskantoor krachtens volmacht kan beschikken, zoals geldmiddelen op “per adres” of “inzake” rekeningen, dienen te worden verantwoord onder gelijktijdige opname van de (even grote) schuld als afzonderlijke post onder de cliëntenschulden.

Welke eisen worden gesteld aan de tenaamstelling en aan de bankovereenkomsten van de kwaliteitsrekeningen?2023-01-16T09:28:54+01:00

Uit de overeenkomst met de bank moet blijken dat de bank de rekening als een kwaliteitsrekening ex art. 25 Wet op het notarisambt aanmerkt. Het BFT hanteert als regel dat de schriftelijke bevestiging van de bank waaruit de status van kwaliteitsrekening blijkt maximaal 3 jaar oud mag zijn. Bij iedere wijziging in de rekeningvoorwaarden of acceptatie door de notaris van wijzigingen in de algemene voorwaarden van de bank, dient ervoor te worden gewaakt dat deze wijziging niet het karakter van de rekening als kwaliteitsrekening aantast.

Hoe vaak moet de bewaringspositie worden berekend?2023-01-16T09:28:13+01:00

Artikel 3 van de Administratieverordening schrijft voor dat een zaken-/dossieradministratie wordt
gevoerd die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, zodat op elk moment de financiële status
en de voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt. De dossieradministratie dient derhalve doorlopend te worden bijgewerkt, zodat op ieder moment de cliëntenschulden en de af te dragen overdrachtsbelasting bepaald kunnen worden.

In de praktijk zal vaak volstaan kunnen worden met een intern controleproces waarbij wellicht niet
dagelijks, maar wel met een afgesproken frequentie – bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks – wordt
gecontroleerd dat de dossieradministratie volledig is bijgewerkt en is afgestemd met de betalingen en
ontvangsten op de kwaliteitsrekening(-en), zodat de bewaringspositie administratief is bijgewerkt.

Dit zal in ieder geval ieder kwartaal moeten gebeuren ten behoeve van de aan het BFT te rapporteren
kwartaalcijfers. Daarnaast is voorgeschreven dat voorafgaande aan iedere (tussentijdse) overboeking
van de kwaliteitsrekening naar de kantoor- of privé rekening de bewaringspositie wordt berekend, om
zeker te zijn dat die toereikend is. Dit voorschrift ligt vast in artikel 2 van de Administratieverordening.

Wanneer mag van de kwaliteitsrekening(-en) worden overgeboekt naar de kantoorrekening?2023-01-16T09:27:41+01:00

Als sprake is van een bewaringsoverschot mag worden overgeboekt van de kwaliteitsrekening naar de
kantoorrekening. Het BFT adviseert om een veilig overschot aan te houden op de kwaliteitsrekening
om te voorkomen dat als gevolg van een (verhoudingsgewijs kleine) betaalfout in een cliëntdossier
direct een negatieve bewaringspositie ontstaat. Voorafgaande aan de overboeking van de
kwaliteitsrekening naar de kantoor- of de privé rekening moet de bewaringspositie worden berekend,
om zeker te zijn dat die toereikend is voor de overboeking. Dit voorschrift ligt vast in artikel 2 van de
Administratieverordening.

Wat te doen met negatieve rente en bankkosten?2023-01-16T09:26:37+01:00

Directe afschrijving door de bank van negatieve rente en bankkosten ten laste van de
kwaliteitsrekening zou kunnen leiden tot een bewaringstekort als de afboeking groter is
dan het op dat moment aanwezige overschot op de bewaringspositie. Het BFT dringt er daarom bij
notarissen op aan dat zij met hun bank overeenkomen dat rente- en bankkosten ten laste van de
kantoorrekening worden gebracht. Zo niet, dan dient de notaris zeker te stellen dat na verwerking van
de rente en bankkosten nog altijd sprake is van een positieve bewaringspositie.

Constatering van een bewaringstekort: hoe te handelen?2023-01-16T09:26:08+01:00

Op grond van artikel 25, lid 3, Wet op het notarisambt dient een notaris een tekort in het saldo op de
bijzondere rekening terstond aan te vullen. Op basis van artikel 9, lid 3, Regeling op het notarisambt
moeten risico’s inzake de bewaringspositie volledig en onverwijld aan het BFT worden gemeld. De
aanwezigheid van een negatieve bewaringspositie valt in ieder geval onder deze meldingsplicht. Voor
de melding kan gebruik worden gemaakt van het mailadres: melding25a@bureauft.nl
Bij de melding kan worden toegelicht wanneer en waardoor de negatieve bewaringspositie is ontstaan,
het bedrag van het tekort en op welk moment het tekort is aangevuld.

Hoe moeten “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen in de administratie worden verwerkt?2023-01-16T09:33:57+01:00

Volgens artikel 4 van de Administratieverordening dienen van iedere opdracht de financiële feiten te
worden vastgelegd in de financiële administratie. Teneinde te allen tijde alle financiële feiten te
kennen dienen alle boedels, waarbij de notaris of één van zijn medewerkers gemachtigd is om over de
saldi op bankrekeningen (“per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen) te beschikken, in de
financiële administratie opgenomen te worden. Dit betreft dus zowel de schulden als de saldi aan
geldmiddelen betreffende deze boedels. Ook in de jaarrekening van het kantoor dienen deze saldi te
worden opgenomen.

Hoe moeten de balans en de resultatenrekening ingedeeld worden in de financiële administratie?2023-01-16T09:33:17+01:00

Volgens artikel 2 van de Administratieverordening moet de administratie zo zijn ingericht dat de
verslaggeving kan geschieden volgens de indeling van de balans en resultatenrekening in de staten
(kwartaal- en jaarstaten). Voor de balanswaardering en resultaatbepaling zijn de
waarderingsvoorschriften van titel 9, Burgerlijk Wetboek 2, van toepassing, ongeacht de rechtsvorm
waarin de praktijkuitoefening plaatsvindt. Ook is van belang dat balansposten correct worden gerubriceerd (langlopend en kortlopend), zodat uit de balans de liquiditeitspositie van de
notarispraktijk blijkt. Deze dient altijd positief te zijn. Tussentijdse cijfers (de kwartaalstaten) dienen op
dezelfde waarderings- en presentatiegrondslagen als de jaareinde cijfers te worden opgesteld.

Aan welke eisen moet de dossieradministratie (tenminste) voldoen?2023-01-16T09:32:33+01:00

De dossieradministratie is van kritisch belang voor een beheerste praktijkvoering. Ze dient compleet te
zijn, in voldoende mate gedetailleerd en per dossiernummer inzicht te geven in de status van het
dossier (lopend of afgelegd). Ontvangen cliëntengelden en te betalen cliëntenschulden (waaronder
ook af te dragen overdrachtsbelasting) dienen vastgelegd te zijn op dossierniveau en aan te sluiten
met de vastlegging in de financiële administratie. Periodiek moet intern de voortgang van de
opdrachten door middel van afstemming met de financiële administratie worden bewaakt. Dit behoort
deel uit te maken van de interne procedures van het kantoor. Zie ook artikel 3 van de Administratieverordening.

Voor de (interne) controle op de voortvarende afwikkeling van
zaakdossiers, op de rechtmatigheid van verrichte betalingen (“uitboekingen”) en op de juiste en
volledige registratie van cliëntenschulden is het noodzakelijk dat de dossieradministratie voldoende
gedetailleerd is en doorlopend wordt bijgewerkt door de dossierbehandelaars.

Hoe moeten de dossiers met (per saldo) debet-posten worden verwerkt in de financiële administratie en in de rapportage aan het BFT?2023-01-16T09:31:38+01:00

Voor een juiste berekening van de bewaringspositie is het van belang dat de vorderingen op cliënten
uit de cliëntschulden worden geëlimineerd. Indien dit wordt nagelaten worden de cliëntenschulden te
laag gepresenteerd en wordt dientengevolge de bewaringspositie te hoog weergegeven. Vorderingen
op cliënten dienen dan ook in de rapportage aan het BFT als (overige) vorderingen te worden verwerkt
en niet gesaldeerd te zijn met de cliëntschulden.

Welke eisen worden gesteld aan de betalingsorganisatie?2023-01-16T09:30:56+01:00

Hierover zijn voorschriften opgenomen in de artikelen 5 (“Beschikking over gelden”) en 6
(“Administratie cliëntengelden”) van de Administratieverordening. De notarispraktijk dient procedures en maatregelen van interne controle rond het betalingsverkeer te hebben om te waarborgen dat alle betalingen (“uitboekingen”) rechtmatig plaatsvinden, dus tijdig, voor het juiste bedrag en aan de juiste rechthebbende. Sinds april 2022 is daarnaast voor de inrichting van de betaalprocedures en de interne functiescheidingen de Beleidsregel Fiattering Uitbetalingen van kracht, zoals vastgesteld door het Bestuur van de KNB.

Tekeningsbevoegdheid voor betalingen is in beginsel aan de notaris voorbehouden.
Uit praktische overwegingen kan het nodig zijn dat andere personen in de organisatie eveneens
betalingsbevoegdheid hebben. In dat geval dienen op basis van de Administratieverordening betalingen door ter minste twee personen te worden getekend of gefiatteerd, waarvan er ten minste een niet belast mag zijn met de financiële administratie. Deze voorschriften gelden zowel voor de betalingen ten laste van de
kwaliteitsrekeningen en de betalingen ten laste van rekeningen waarover het kantoor krachtens
volmacht kan beschikken (“per adres” of “inzake” rekeningen).

De in 2022 ingevoerde beleidsregel reikt de notaris aanvullende handvatten aan voor het inrichten van een concrete werkwijze waarbij bij iedere uitbetaling tenminste twee controlerende én fiatterende medewerkers zijn betrokken, teneinde het risico op een betaalfout zoveel mogelijk te voorkomen. Wordt de in de beleidsregel beschreven werkwijze niet gevolgd dan voorziet de beleidsregel in een voorgeschreven vastlegging van de afwijkende handelwijze. De notaris moet dan kunnen uitleggen welke maatregelen getroffen zijn. Het BFT verwacht dat accountants bij de (jaarlijkse) beoordeling van de AO/IC aandacht besteden aan de wijze waarop de notaris invulling heeft gegeven aan de handvatten die de beleidsregel biedt.

Het boekjaar van het kantoor is niet gelijk aan het kalenderjaar. Wat betekent dat voor de rapportages aan het BFT?2023-01-16T10:00:11+01:00

Als sprake is van een notarispraktijk (al dan niet als onderdeel van een samenwerkingsverband in de
zin van de Verordening interdisciplinaire samenwerking) waarvan het boekjaar eindigt op een andere
datum dan 31 december dan gelden de volgende regels:

  • Het boekjaar wordt aangeduid met het kalenderjaar waarin het eindigt, dus een boekjaar dat eindigt
    op – bijvoorbeeld – 30 april 2021 is “boekjaar 2021”.
  • Kwartaalcijfers van het kantoor moeten altijd uiterlijk 1 maand na afloop van het kwartaal worden
    ingediend. Hierbij gelden de boekhoudkundige kwartalen als basis. Dus een praktijk met een jaareinde
    balansdatum op 30 april, dient uiterlijk 31 augustus zijn 1e kwartaalcijfers in (maanden mei – juni –
    juli) als tussentijdse cijfers.
  • De jaarstaten van kantoor (inclusief accountantsverklaring en rapportage) dienen uiterlijk 4 maanden
    na afloop van het boekjaar te zijn ingediend. Gemotiveerd met gegronde redenen kan voor de indiening van de jaarverslagstaten maximaal 2 maanden uitstel verleend worden door het BFT. Van belang is dat dit uitstel tijdig (vóór de reguliere indiendatum) wordt aangevraagd.
  • De notaris kan er voor de indiening van de privé jaarstaten voor kiezen om aan te sluiten bij het
    moment van indiening van de jaarstaten door kantoor (dus uiterlijk 4 maanden na afloop boekjaar) of
    (uiterlijk) 4 maanden na afloop van het kalenderjaar. Deze keuze zal gewoonlijk met name afhangen
    van het boekjaar van een (eventuele) persoonlijke holding van de notaris. Eindigt het boekjaar daarvan gelijktijdig met het boekjaar van kantoor, dan is gelijktijdige indiening met de jaarstaten van kantoor veelal praktisch. De opstelling van het privé- vermogen dient dan wel per diezelfde datum te zijn.
De bewaringspositie volgens de 4e kwartaalstaten wijkt af van de bewaringspositie in de jaarstaten. Kan dat?2023-01-16T09:58:41+01:00

In beginsel niet. Het betreft immers beide de bewaringspositie per balansdatum, gewoonlijk
31 december. Het totaal aan gelden op de kwaliteitsrekening en de saldi op “per adres” en “inzake”
rekeningen zal dus hetzelfde moeten zijn. Dat geldt ook voor de in de balans verwerkte cliëntschulden
en te betalen overdrachtsbelasting. Wijken de 4e kwartaalstaten op een van deze onderdelen af van de
jaarstaten, dan is dat een aanwijzing dat op kwartaalbasis wellicht onjuist is gerapporteerd en dat de
interne procedures voor opstelling en indiening van kwartaalcijfers moeten worden aangescherpt.

Indien van toepassing verzoekt het BFT u de afwijking bij de indiening van de jaarcijfers nader toe te lichten.

Het eigen vermogen van het kantoor en het resultaat van het boekjaar in de 4e kwartaalstaten wijkt af van dat in de jaarstaten. Kan dat?2023-01-16T09:57:52+01:00

Ja, dat is mogelijk. Verschillen kunnen ontstaan door correcties op balansposten als gevolg van de
controle door de accountant en door aanpassingen na indiening van de kwartaalcijfers in de
boekhoudkundige reserveringen (waaronder bijvoorbeeld een aanpassing van de
management fee over het afgesloten boekjaar) of de verwerking van de te betalen (vennootschaps-)
belasting of een dividendbesluit.

Welke boekhoudregels zijn van toepassing op de jaarstaten en op de kwartaalcijfers?2023-01-16T09:57:15+01:00

Zie artikel 2 van de Administratieverordening. Hierin is bepaald dat ongeacht de rechtsvorm van de notarispraktijk de waarderingsgrondslagen ex titel 9, Boek 2 BW gelden. Uiteraard is ook het Reglement verslagstaten 2010 van toepassing. Ook daar is vastgelegd dat het uitgangspunt voor de kantoorbalans en de resultatenrekening de regelgeving conform BW 2 titel 9 is, met als kanttekening dat in enkele situaties bewust van deze regelgeving is afgeweken in de staten, dan wel dat de volgens BW 2 titel 9 en verdere regelgeving gegeven mogelijkheden tot waardering, resultaatbepaling en presentatie zijn beperkt. Deze aanpassingen en beperkingen zijn voor alle verslagstaten verplicht.

Hoe moeten doorberekende (notariële) kosten worden verwerkt in de resultatenrekening?2023-01-16T09:56:06+01:00

In de DiginBFT-verslagstaten kunnen de doorberekende (notariële) kosten worden verantwoord in de rubriek: Direct toerekenbare kosten, onder de post: notariële kosten, leges, KvK en registratiekosten e.d.

Hoe moeten negatieve rentekosten (en de doorbelasting ervan aan cliënten) worden verwerkt in de boekhouding en in de rapportages aan het BFT?2023-01-16T09:55:17+01:00

De negatieve rentekosten worden in de BFT-rapportage verantwoord in de rubriek: Financiële baten en lasten. De negatieve rentekosten worden verantwoord als financiële lasten of worden in mindering gebracht op de cliëntschuld indien hierover met de cliënt afspraken zijn gemaakt. De bij uw cliënt in rekening gebrachte bedragen zijn onderdeel van de financiële baten.

Hoe moet de “management fee” worden verwerkt in de kwartaal- en jaarstaten?2023-01-16T09:54:39+01:00

De management fee kan in de BFT-verslagstaten onder de personeelskosten worden verantwoord. Er is een aparte regel opgenomen voor het salaris / management fee van de aandeelhouders en vennoten.

Welke eisen worden gesteld aan de vaststelling en de rapportage van het “onderhanden werk” en de “nog te factureren debiteuren”?2023-01-16T09:54:04+01:00

De “nog te factureren debiteuren” maken onderdeel uit van de post onderhanden werk. De post debiteuren heeft betrekking op vorderingen uit hoofde van geleverde diensten waarvoor een declaratie / factuur is verzonden.

Naast de praktijkvennootschap is sprake van een aparte vennootschap met het kantoorpand. Moet die worden geconsolideerd in de kantoorstaten voor de rapportage aan het BFT?2023-01-16T09:53:18+01:00

De (model)kantoorstaten hebben betrekking op balans en resultatenrekening van de notarispraktijk (in de situatie van uitoefening van de praktijk door middel van een rechtspersoon of van meerdere rechtspersonen). De cijfers van de aparte vennootschap met het kantoorpand maken in principe onderdeel uit van de buitenmaatschappelijke balans. Afhankelijk van de context kan het BFT met u een andere verwerkingswijze afspreken.

Hoe moeten de vorderingen en schulden van kantoor op privé (of op de privé-holding) worden verwerkt?2023-01-16T09:52:17+01:00

Deze vordering en schulden van kantoor en privé dienen te worden verantwoord onder de rubrieken: Vorderingen of Kortlopende schulden. In deze rubrieken is een aparte regel opgenomen voor de rekening-courant van aandeelhouders / vennoten.

Bij het opstellen van de kantoorbalans blijkt sprake van een negatieve liquiditeitspositie of een negatieve solvabiliteit van het kantoor: hoe te handelen?2023-01-16T09:51:42+01:00

Op grond van artikel 25a Wna en artikel 9 lid 4 van de regeling op het notarisambt dient een melding bij het BFT te worden gedaan voor: gebeurtenissen die van nadelige invloed kunnen zijn op de solvabiliteit en/of liquiditeit, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

In ieder geval dient er te worden gemeld als sprake is van de aanwezigheid van een negatieve liquiditeits- en/of solvabiliteitspositie, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

Tellen de vorderingen en schulden van kantoor op privé (of op de privé-holding) of op een gelieerde vennootschap mee voor de vaststelling van de liquiditeits- en solvabiliteitspositie?2023-01-16T09:49:21+01:00

De vorderingen en schulden van kantoor op privé (of op de privé-holding) of op een gelieerde vennootschap tellen mee voor de vaststelling van de liquiditeits- en solvabiliteitspositie.

Bij financiële instellingen en toezichthouders is het te doen gebruikelijk bij het beoordelen van de financiële weerbaarheid van een onderneming het saldo van de vordering op privé (of op de privé-holding) in mindering op te brengen op het eigen vermogen en de liquiditeit. Hierbij wordt ook beoordeeld in hoeverre de te vorderen bedragen op korte termijn kunnen worden terugbetaald en/of kunnen worden verrekend met een opname van kapitaal en/of een dividenduitkering.

Wat verstaat het BFT zoal onder “aansprakelijkheidsstellingen” en “borgtochtverplichtingen” die moeten worden vermeld in de toelichting bij de jaarstaten?2023-01-16T09:48:36+01:00

Het is de notaris niet toegestaan zich borg en aansprakelijk te stellen voor de schulden van anderen (artikel 23 lid 2c Wna). Dit is een absoluut verbod. Borgstelling / aansprakelijkheid voor schulden dienen te worden toegelicht in de jaarverslagstaten van DiginBFT.

Hoe moeten de FTE’s worden berekend en gerapporteerd in de jaarstaten?2023-01-16T09:47:24+01:00

Er zijn twee voor de hand liggende methoden:

  1. FTE berekenen aan de hand van het totale aantal beschikbare arbeidsuren volgens de arbeidscontracten gedeeld door het aantal uren van de werkweek (36 uur of 40 uur)
  2. FTE berekenen aan de hand van het op de verzamelloonstaat van een boekjaar vermelde aantal svw-dagen. Het aantal FTE is dan: Totaal aantal svw-dagen volgens de verzamelloonstaat gedeeld door het aantal werkbare dagen (voor het boekjaar 2022 : 260 werkbare dagen).
Wat valt onder het begrip “praktijkinkomen” en hoe moet dit worden gerapporteerd in de kantoorstaten en in de privé-staten?2023-01-16T09:47:50+01:00

Voor de wijze waarop het praktijkinkomen dient te worden berekend wordt verwezen naar de opstelling voor het bereken van het praktijkinkomen in de DiginBFT-verslagstaat welke is weergegeven onder de resultatenrekening, als volgt:

Berekening praktijkinkomen

Resultaat voor belasting
Bij: Salaris / management fee aandeelhouder(s) / venno(o)t(en)
Bij: Premie notarieel pensioenfonds notaris(sen)
Bij: Dotatie pensioenvoorziening aandeelhouder(s) / venno(o)t(en)
Bij: Afschrijving goodwill (niet betaald aan derden)
Bij / Af: Rente rekening courant aandeelhouder(s) / venno(o)t(en)
Bij: Overige niet praktijk gebonden kosten
———————————————————————————————————————-
Praktijkinkomen
Uit de kwartaalstaten of jaarstaten blijkt een negatief vermogen of een negatieve liquiditeitspositie. Wat dan ?2023-01-16T09:35:51+01:00

Op grond van artikel 25a Wna en artikel 9 lid 4 van de regeling op het notarisambt dient een melding bij het BFT te worden gedaan voor: gebeurtenissen die van nadelige invloed kunnen zijn op de solvabiliteit en/of liquiditeit, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

In ieder geval dient er te worden gemeld als sprake is van de aanwezigheid van een negatieve liquiditeits- en/of solvabiliteitspositie, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris in privé.

Welke regelgeving is van toepassing op de (jaarlijkse) privé-staten en waarvoor gebruikt het BFT de informatie over mijn privé bezittingen?2023-01-16T11:24:54+01:00

Voor nadere informatie over regelgeving met betrekking tot de privé-staten wordt verwezen naar het Reglement verslagstaten 2010. Het reglement kan worden gevonden via de volgende ► link

De ‘privé-vermogensopstelling’ wordt gebruikt voor de beoordeling van (de samenstelling van) het zogenaamde notarieel aansprakelijk vermogen. In geval van een huwelijk in algehele gemeenschap van goederen betreft het notarieel aansprakelijk vermogen het totale privé vermogen van de notaris en zijn/haar partner. In geval van huwelijkse voorwaarden /geregistreerd partnerschap is het notarieel aansprakelijk vermogen het privé vermogen van de notaris tezamen met zijn/haar aandeel in het gemeenschappelijk vermogen met de partner.

Behalve (mijn aandeel in) de notarispraktijk is sprake van een persoonlijke holding en/of een praktijk-BV en/of een separate vennootschap voor het kantoorpand. Hoe daarmee om te gaan in de staten?2023-01-16T11:23:05+01:00

Voor zover van toepassing dienen op de verslagstaten ‘Balans: activa’ en ‘Balans: passiva’ de financiële feiten te worden vermeld van de rechtspersoon waarmee de notaris deelneemt in het notariskantoor, dan wel van de buitenmaatschappelijke vermogensopstelling. Indien sprake is van een rechtspersoon met daarboven een holding, worden de geconsolideerde cijfers vermeld.

De financiële gegevens van het notariskantoor worden afzonderlijk ingediend en dienen niet geconsolideerd te worden in de verslagstaten ‘Balans: activa’ en ‘Balans: passiva’.

De notarispraktijk is ondergebracht in een BV waarvan de aandelen door een (of meer) persoonlijke holding(s) van de notaris(-sen) worden gehouden. Hoe moet het “aandeel in het kantoorvermogen” worden vastgesteld en verwerkt in de verslagstaten?2023-01-16T11:22:14+01:00

Het aandeel van het kantoorvermogen wordt bepaald aan de hand van het in de verslagstaten van de notarispraktijk vermelde totale eigen vermogen van de notarispraktijk en het percentage waartoe de notaris direct en/of indirect gerechtigd is tot de resultaten van de notarispraktijk, of – als bijvoorbeeld sprake is van een maatschap – het relatieve aandeel van de notaris in het totale maatschapsvermogen.

Het aandeel in het kantoorvermogen wordt in de privé vermogensopstelling verantwoord in de rubriek Financiële vaste activa onder de post: Deelnemingen.

Stel:
Eigen vermogen van de notarispraktijk volgens de kantoorstaten bedraagt: € 500.000
De notaris heeft een kapitaalbelang van: 50%
De waardering van de deelneming: 50% van € 500.000 = € 250.000.

Wat valt onder de “buitenmaatschappelijke balans” en wat onder de “privé vermogensopstelling”?2023-01-16T11:20:56+01:00

Voor zover van toepassing dienen op de verslagstaten ‘Balans: activa’ en ‘Balans: passiva’ de financiële feiten te worden vermeld van de rechtspersoon waarmee de notaris deelneemt in het notariskantoor, dan wel van de buitenmaatschappelijke vermogensopstelling.

Indien sprake is van een rechtspersoon met daarboven een holding, worden de geconsolideerde cijfers vermeld.

De ‘privé-vermogensopstelling’ is een weergave van (de samenstelling van) het zogenaamde notarieel aansprakelijk vermogen. In geval van een huwelijk in algehele gemeenschap van goederen betreft dit het totale privévermogen van de notaris en zijn/haar partner. In geval van huwelijkse voorwaarden/geregistreerd partnerschap is het notarieel aansprakelijk vermogen het privévermogen van de notaris tezamen met zijn/haar aandeel in het gemeenschappelijk vermogen met de partner.

Hoe moeten de deelnemingen, waaronder de deelneming in het notariskantoor, worden gewaardeerd?2023-01-16T12:13:24+01:00

Deelnemingen worden gewaardeerd tegen de nettovermogenswaarde. In beginsel is dit het aandeel in het eigen vermogen van een deelneming. Indien deze negatief is, dient de negatieve waarde te worden verantwoord.

Hoe moet een latente belastingschuld in de privé vermogensopstelling worden bepaald?2023-01-16T11:19:46+01:00

De latente belastingschuld in de opstelling van het privévermogen zal veelal betrekking hebben op het aanmerkelijk belang in de personal holding van de notaris. Deze dient berekend te worden tegen het actuele tarief van BOX 2 van de inkomstenbelasting en wordt berekend over het verschil tussen de intrinsieke waarde en de fiscale kostprijs van het aanmerkelijk belang.

Bij het indienen van de privé-staten bij het BFT eind april is mijn privé belastingaangifte nog niet gereed. Wat betekent dit voor de berekening en rapportage van mijn inkomen en mijn privé belastingschulden?2023-01-16T11:18:48+01:00

Indien de belastingaangifte nog niet gereed is dient uitgegaan te worden van een best mogelijke schatting. Indien later blijkt dat de belastingaangifte in belangrijke mate afwijkt dient u het BFT hiervan te informeren voor zover dat een significante invloed heeft op uw privévermogen en privéliquiditeit.

Er is in privé sprake van een gemeenschap van goederen met mijn partner. Hoe moet dat worden verwerkt in de privé-staten?2023-01-16T11:18:07+01:00

Uitgangspunt voor de privé-vermogensopstelling is het notarieel aansprakelijk vermogen. In geval van een huwelijk in algehele gemeenschap van goederen betreft dit het totale privévermogen van de notaris en zijn/haar partner. In geval van huwelijkse voorwaarden/geregistreerd partnerschap is het notarieel aansprakelijk vermogen het privévermogen van de notaris tezamen met zijn/haar aandeel in het gemeenschappelijk vermogen met de partner.

Privé is sprake van een eigen woning (fiscaal in “box 1”), een gerelateerde hypotheekschuld en/of een aan de hypotheek verbonden spaarrekening, aflossingspolis of beleggingsrekening. Hoe moet dat worden gerapporteerd?2023-01-16T12:14:37+01:00

Op de website van het BFT is een nadere toelichting opgenomen op de vraag hoe om te gaan met de verantwoording van gezamenlijke bezittingen en schulden in de V-staat. Deze toelichting kan worden gevonden via de volgende ► link

Privé is sprake van alimentatieverplichtingen of vergelijkbare verplichtingen. Wat betekent dit voor de rapportage aan het BFT?2023-01-16T11:15:11+01:00

In de Verslagstaat privé-vermogen kunnen de alimentatieverplichtingen worden vermeld op de daarvoor bestemde regel in de Inkomensopstelling. Omschrijving: Betaalde alimentatie en dergelijke.

Behalve een eigen woning is in privé sprake van andere onroerend goed bezittingen, zoals een tweede woning of een vakantiehuis. Hoe moet dat worden verwerkt in de privé-staten?2023-01-16T11:14:04+01:00

Woonhuis, kantoorpanden (privébezit), tweede woningen en overige roerende zaken kunnen worden verantwoord in de prive vermogensopstelling in de rubriek: Materiële vaste activa.

Bij het opstellen van de “buitenmaatschappelijke balans” en de “privé-vermogensopstelling” blijkt sprake van een negatieve liquiditeitspositie: wat betekent dat?2023-01-16T11:12:56+01:00

Op grond van artikel 25a Wna en artikel 9 lid 4 van de regeling op het notarisambt dient een melding bij het BFT te worden gedaan voor: gebeurtenissen die van nadelige invloed kunnen zijn op de solvabiliteit en/of liquiditeit, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

In ieder geval dient er te worden gemeld als sprake is van de aanwezigheid van een negatieve liquiditeits- en/of solvabiliteitspositie, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

Het BFT beoordeelt de liquiditeitspositie in privé in zijn totaal. Het totaal van de liquiditeit in privé is de liquiditeitspositie volgens de buitenmaatschappelijke balans plus de liquiditeitspositie volgens de privé-vermogensopstelling. Tezamen met (het aandeel in) de liquiditeitspositie van het kantoor moet de totale liquiditeitspositie ten alle tijde positief zijn.

Welke kwartaalcijfers en jaarstukken moeten IDS kantoren indienen?2023-01-16T11:32:20+01:00

Voor notarissen die samenwerken met beoefenaren van een ander beroep (zoals advocaten of
belastingadviseurs) in een samenwerkingsverband in de zin van de Verordening interdisciplinaire
samenwerking (“IDS”), gelden aanvullende regels. Als de notariële praktijk (de “notaris-staak”) in het
samenwerkingsverband is afgezonderd in een afzonderlijke (praktijk-)entiteit (dat kan zowel een
rechtspersoon als een afzonderlijke maatschap zijn), dan worden bij het BFT de kwartaal- en jaarcijfers
van de notarispraktijk ingediend. Als sprake is van een gezamenlijke praktijkvennootschap (of
gezamenlijke maatschap) met de andere beroepsbeoefenaren, dan moeten bij het BFT de
gezamenlijke cijfers worden ingediend. In dat geval is geen sprake van een vermogensrechtelijke
afsplitsing van de notarispraktijk van die van de andere beroepsbeoefenaren en wenst het BFT
voor zijn liquiditeits- en solvabiliteitstoezicht kwartaal- en jaarrapportages te ontvangen die inzicht
bieden in het (aansprakelijk) vermogen en de liquiditeitspositie van het geheel.

Ook als sprake is van een (neven-)vestiging in Nederland van een naar buitenlands recht opgerichte
praktijkrechtspersoon of “partnership” en die Nederlandse vestiging is juridisch niet afgescheiden, dan
dienen de gezamenlijke cijfers van de praktijkrechtspersoon of “partnership” te worden ingediend
waar de Nederlandse vestiging deel van uitmaakt.

In alle gevallen geldt de verplichting uit de Administratieverordening en het Reglement Verslagstaten
2010 om de waarderingsgrondslagen van titel 9 Boek 2 BW te hanteren voor de bij het BFT in te
dienen cijfers.

Wat zijn de richtlijnen voor de verwerking in de kantoorstaten (jaar en kwartaal) van de omzet, de kosten en de FTE’s als er sprake is van een gezamenlijke praktijkuitoefening met andere beroepsbeoefenaren (zoals advocaten en belastingadviseurs) in één (praktijk-)vennootschap.2023-01-16T11:31:26+01:00

De Administratieverordening en de Verordening interdisciplinaire samenwerking (“IDS”) bevatten
hiervoor geen aanvullende regels. De staten zoals vastgesteld in het Reglement Verslagstaten 2010
zijn ook voor deze rapporterende entiteiten het voorgeschreven format. Het BFT hanteert de volgende
uitgangspunten:

– onder “kwaliteitsbankrekeningen” en “p/a bankrekeningen” zijn uitsluitend de gelden te rapporteren
die de notaris(sen) in hun hoedanigheid van notaris onder zich hebben. Andere gelden
(de kantoorbankrekeningen, eventueel gelden die de andere beroepsbeoefenaren onder zich hebben
zijn te rapporteren onder “liquide middelen”).

– onder “cliëntschulden en overdrachtsbelasting” uitsluitend de verplichtingen aan derden en de af te
dragen overdrachtsbelasting rapporteren inzake de notariële praktijkuitoefening. Andere schulden
en verplichtingen dienen onder crediteuren of overige schulden te worden gerapporteerd.
– de omzet (honorarium) van de notarispraktijk rapporteren onder honorarium onroerende zaak
praktijk, familiepraktijk of ondernemingspraktijk – op basis van achterliggende verleende diensten – en
de omzet behaald door de andere beroepsbeoefenaren op de regel overige omzet.

– de mutatie onderhandenwerk, de bedrijfskosten en de financiële baten en lasten kunnen ongesplitst
gerapporteerd worden. De verslagstaten voorzien niet in een mogelijkheid om die gesplitst te
rapporteren voor de notaris-staak en bij een aantal bedrijfsvoeringkosten is die splitsing wellicht ook niet beschikbaar.

Voor de te rapporteren aanvullende gegevens hanteert het BFT de volgende uitgangspunten:
– aantal gepasseerde akten: akten gepasseerd door de notaris-staak
– in de lasten begrepen managementvergoeding: de managementvergoeding vermelden van in beginsel alle aandeelhouders / vennoten.
– aantal (toegevoegd) notarissen;
– aantal aandeelhouders/vennoten;
– aantal personeelsleden.

Hoe moet het praktijkinkomen in de jaarstaten worden berekend en gerapporteerd als sprake is van een gezamenlijke praktijkuitoefening met andere beroepsbeoefenaren (zoals advocaten en belastingadviseurs).2023-01-16T11:30:22+01:00

Het gezamenlijke praktijkinkomen van de notarissen en hun samenwerkingspartners komt in de
jaarstaten tot uitdrukking in het onderdeel “Berekening praktijkinkomen”. In de uitsplitsing hiervan
naar de afzonderlijke partners/ondernemers is het de bedoeling om het praktijkinkomen van de
notarissen/partners per persoon te vermelden en het praktijkinkomen van de andere
beroepsbeoefenaren in één bedrag onder “Praktijkinkomen overige gerechtigden”.

De notarissen/partners zullen hun aandeel in het praktijkinkomen van het samenwerkingsverband ook
dienen te vermelden in hun privé jaarstaten die ze bij het BFT indienen.

De onderneming in Nederland wordt uitgeoefend in de vorm van een (neven-)vestiging van een vennootschap die is opgericht naar het recht van een ander land (bijvoorbeeld een “limited liability partnership”): wat betekent dat voor de bij het BFT in te dienen rapportages en de jaarlijkse accountantsrapportage?2023-01-16T11:29:26+01:00

De Administratieverordening en het Reglement Verslagstaten 2010 zijn op alle rechtsvormen van
toepassing waarin een notarispraktijk wordt uitgeoefend. In artikel 2 van de Administratieverordening
en artikel 1 van het Reglement Verslagstaten 2010 is vermeld dat de waarderingsgrondslagen van
titel 9, Boek 2 BW van toepassing zijn.

De verslagstaten zullen daaraan dan ook moeten voldoen en de
accountantsverklaring (i.c. de controleverklaring of de beoordelingsverklaring bij de kantoorstaten, afhankelijk van het grootte-criterium uit de Regeling op het notarisambt, zoals toegepast op het Nederlandse kantoor) zal daar dan ook naar moeten verwijzen. Als de administratie van het Nederlandse kantoor wordt gevoerd in overeenstemming met de boekhoudregels van de (buitenlandse) “limited liability partnership” dan kan het zijn dat cijfermatig aanpassingen nodig zijn alvorens aan het BFT gerapporteerd kan worden in overeenstemming met de waarderingsgrondslagen van titel 9, Boek 2 BW.

De accountantsverklaring dient betrekking te hebben op de aan het BFT gerapporteerde cijfers. In voorkomende gevallen kan het BFT met deze kantoren aanvullende (individuele) afspraken maken over de toepassing van deze rapportage-voorschriften.

Wat verwacht het BFT van de accountant met betrekking tot de beoordeling of de IDS verordening is nageleefd?2023-01-16T11:28:21+01:00

De wettelijke basis voor het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant is artikel 18 lid 3 Wna en artikel 2, lid 4 van de Regeling op het notarisambt (Rna.). De notaris dient ervoor te zorgdragen dat het jaarverslag vergezeld gaat van dit rapport en aan de accountant de opdracht te verlenen dit rapport uit te
brengen. Via artikel 4, letter b van de Rna. is voorgeschreven dat de accountant in het rapport zijn
“bevindingen in het kader van de IDS-verordening” opneemt.

Het BFT verwacht in het rapport van bevindingen van de accountant een rapportage waaruit blijkt hoe
de accountant heeft beoordeeld dat wordt voldaan aan de vereisten van de IDS-verordening en wat de
bevindingen op basis van die beoordeling zijn. Dit strekt zich uit tot alle aspecten van de IDS
verordening, ofwel alle voorschriften zoals uitgewerkt in de artikelen 2 tot en met 7 van de
Verordening IDS. Het BFT verwacht van de accountants die deze opdrachten uitvoeren dat ze de
naleving van deze artikelen formeel en materieel toetsen en hun bevindingen verwerken in het
rapport.

Welke eisen worden gesteld aan de samenwerkingsovereenkomst tussen de notaris(-sen) en de andere beroepsbeoefenaren zoals voorgeschreven in artikel 5, lid 2 van de Verordening IDS?2023-01-16T11:26:28+01:00

De samenwerkingsovereenkomst waaraan artikel 5, lid 2 van de Verordening Interdisciplinaire
samenwerking refereert is een overeenkomst af te sluiten tussen de notarissen/partners in het
samenwerkingsverband enerzijds en de overige beroepsbeoefenaren/partners anderzijds. Door middel
van deze overeenkomst waarborgen de notarissen dat zij binnen het samenwerkingsverband de
doorslaggevende zeggenschap hebben over hun (notariële) praktijkuitoefening (de “notaris-staak”).

Er is geen algemeen geldend format voor de overeenkomst voorgeschreven. Aspecten die naar het
oordeel van het BFT in de overeenkomst een plaats verdienen zijn (niet limitatief):

– afspraken over de naleving van de vereisten inzake kwaliteitsrekeningen en waarborgen voor de
uitsluitende zeggenschap van de notaris(-sen) over die rekening(-en) en de derdengelden.
– waarborgen voor het voldoen (op het niveau van de (gezamenlijke) praktijkrechtspersoon) aan de op
de notaris(-sen) rustende rapportageverplichtingen aan het BFT.
– waarborgen voor het onafhankelijk en onpartijdig (kunnen) functioneren van de notarissen in het
samenwerkingsverband, een afgescheiden dossieradministratie, de bewaring en bescherming van
notariële dossiers en cliëntgegevens, de toegang tot en de bewaring van het protocol en de na te
komen afspraken ingeval sprake is van toetreding tot of het vertrek van notarissen uit de
samenwerking voor wat betreft hun protocol, gegevensdragers met cliënt- en opdrachtgegevens en
lopende opdrachten.

De samenwerkingsovereenkomst dient er kortom in te voorzien dat de notaris (of notarissen) kan
(kunnen) functioneren in het samenwerkingsverband in overeenstemming met alle van toepassing
zijnde beroepsvoorschriften. Het BFT hanteert als uitgangspunt dat de samenwerkingsovereenkomst
bindend moet zijn jegens de andere beroepsbeoefenaren, ofwel, de notaris(-sen) moet de naleving
ervan kunnen afdwingen, ook als de notarissen niet zijn vertegenwoordigd in het bestuur of de directie van de gezamenlijke praktijkrechtspersoon. Dit vloeit naar het standpunt van het BFT voort uit de vereiste onafhankelijkheid van de notaris en de verantwoordelijkheid voor het protocol.

Wanneer moet de accountant een controleverklaring verstrekken bij de jaarstukken en wanneer is een beoordelingsverklaring toereikend?2023-01-16T11:38:49+01:00

Dit is uitgewerkt in de Regeling op het notarisambt (“Rna.”). De hoofdregel van artikel 2, lid 3 van de
Rna. is dat bij de jaarrekening van het kantoor een controleverklaring moet worden verstrekt door een
accountant als bedoeld in artikel 393, lid 1, Boek 2 Burgerlijk Wetboek.

Indien sprake is van een “klein kantoor” kan worden volstaan met een beoordelingsverklaring.
Een “klein kantoor” is volgens de definitie van artikel 1 Rna. een notarisorganisatie waar gedurende de twee voorgaande boekjaren is voldaan aan (tenminste) twee van de volgende drie criteria:
– het aantal medewerkers (naast de (kandidaat-)notarissen die ondernemersrisico lopen) is maximaal 20 FTE’s.
– de netto omzet is maximaal € 2.500.000.
– het aantal (kandidaat-)notarissen die ondernemersrisico lopen is maximaal vier. Bij kantoren die kwalificeren als samenwerkingsverband in de zin van de Verordening IDS geldt hiervoor maximaal twee
(kandidaat-) notarissen en maximaal drie andere zelfstandige beroepsbeoefenaren die ondernemersrisico lopen.

Bij een startend kantoor kan pas vanaf het 3e boekjaar worden beoordeeld of in de eerste twee boekjaren aan de criteria voor “klein kantoor” wordt voldaan. In navolging van de regelgeving voor toepassing van grootte criteria in titel 9, Boek 2 Burgerlijk Wetboek hanteert het BFT daar als uitgangspunt dat ingeval in het 1e of 2e boekjaar niet wordt voldaan aan tenminste twee van de bovengenoemde drie criteria, per definitie geen sprake kan zijn van een “klein kantoor”.

Voor de goede orde zij vermeld dat de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van de juiste opdracht aan een accountant rust op de notaris(-sen). Het verdient aanbeveling om in situaties dat een kantoor niet langer voldoet aan de criteria voor “klein kantoor” vroegtijdig in het jaar met de accountant te bespreken dat de opdracht voor het lopende jaar wijzigt van beoordelingsopdracht in controleopdracht.

Wat valt onder de privé gegevens en de (verplichte) samenstellingsverklaringen daarbij ?2023-01-16T11:37:55+01:00

Dit verplichting tot indiening van privé gegevens volgt uit de Regeling op het notarisambt (“Rna.”), waarbij via het Reglement Verslagstaten 2010 de verplichte formats zijn vastgesteld. Het betreft in beginsel twee of drie cijferopstellingen:
– een opstelling van het (belastbaar) inkomen van de notaris.
– een opstelling van de privé-vermogenspositie.
– waar sprake is van buitenmaatschappelijk vermogen en/of een persoonlijke holding waarmee de notaris zijn aandeel in de notarisorganisatie houdt, dient ook de “buitenmaatschappelijke balans” te worden ingevuld.

Als de notaris naast zijn belang in de notarisorganisatie nog andere aandelenbelangen houdt, dan moeten die worden verwerkt in ofwel de buitenmaatschappelijke balans of de privé-vermogensopstelling.
Bij alle genoemde opstellingen is vereist dat de notaris een samenstellingsverklaring van een accountant of een fiscalist toevoegt die is aangesloten bij een van de landelijke organisaties. Voor de samenstellingsverklaring bij de opstelling van het (belastbaar) inkomen en de privé vermogenspositie is niet vereist dat ten tijde van het indienen van de cijfers bij het BFT al in privé belastingaangifte is gedaan. Indiening van samengestelde cijfers inclusief verklaringen op basis van de voorlopige belastingberekening- c.q. belastingaangifte is toegestaan.

De verplichting in de Rna. om een (tenminste) beoordelingsverklaring bij de jaarrekening van het notariskantoor te verstrekken is niet van toepassing op de jaarrekening van de persoonlijke houdstervennootschap of op de buitenmaatschappelijke balans, tenzij daarin activa/passiva zijn opgenomen die normaliter op de balans van de notarispraktijk staan.

Wat is de reikwijdte van het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant over de naleving van de Administratieverordening?2023-01-16T11:37:04+01:00

De wettelijke basis voor het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant is artikel 2, lid 4 van
de Regeling op het notarisambt (Rna.). De notaris dient ervoor te zorgdragen dat het jaarverslag
vergezeld gaat van dit rapport en aan de accountant de opdracht te verlenen dit rapport uit te
brengen. Via artikel 4, letter a van de Rna. is voorgeschreven dat de accountant in het rapport zijn
bevindingen in het kader van de Administratieverordening opneemt.

Wat is de reikwijdte van het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant over de naleving van de IDS verordening?2023-01-16T11:36:15+01:00

De wettelijke basis voor het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant is artikel 2, lid 4 van
de Regeling op het notarisambt (Rna.). De notaris dient ervoor te zorgdragen dat het jaarverslag
vergezeld gaat van dit rapport en aan de accountant de opdracht te verlenen dit rapport uit te
brengen. Via artikel 4, letter b van de Rna. is voorgeschreven dat de accountant in het rapport zijn
“bevindingen in het kader van de IDS-verordening” opneemt.

Het BFT verwacht in het rapport van bevindingen van de accountant een rapportage waaruit blijkt hoe
de accountant heeft beoordeeld dat wordt voldaan aan de vereisten van de IDS verordening en wat de
bevindingen op basis van die beoordeling zijn. Dit strekt zich uit tot alle aspecten van de IDS
verordening, ofwel alle voorschriften zoals uitgewerkt in de artikelen 2 tot en met 7 van de
Verordening IDS. Het BFT verwacht van de accountants die deze opdrachten uitvoeren dat ze de
naleving van deze artikelen formeel en materieel toetsen en hun bevindingen verwerken in het
rapport.

Bij de jaarlijkse controle en de opstelling van het rapport van feitelijke bevindingen stelt de accountant vast dat sprake is geweest van een gebeurtenis die aan het BFT gemeld had moeten worden: wat betekent dat?2023-01-16T11:35:01+01:00

De gebeurtenissen die notarissen aan het BFT moeten melden zijn beschreven in artikel 9 van de
Regeling op het notarisambt (“Rna.”). Samengevat betreft dit:

  1. wijzigingen in de notarisorganisatie met gevolgen voor de continuïteit (zie lid 1 van artikel 9).
  2. langdurige buitengewone omstandigheden die de persoon van de notaris betreffen waardoor
    continuïteitsrisico’s (kunnen) ontstaan (zie lid 2 van artikel 9).
  3. risico’s inzake de bewaringspositie, waaronder in ieder geval de aanwezigheid van een
    bewaringstekort (zie lid 3 van artikel 9).
  4. gebeurtenissen met significante nadelige invloed op de solvabiliteit en/of liquiditeit – waaronder in ieder geval de aanwezigheid van een negatieve liquiditeits- of solvabiliteitspositie van het kantoor of van de notaris in privé – en ook gebeurtenissen zoals claims die de stabiliteit van het kantoor kunnen raken, opzegging door kredietverstrekkers van kredietfaciliteiten en oplopende betalingsachterstanden van het kantoor van meer dan zes maanden (zie lid 4 van artikel 9).
  5. bijzondere situaties zoals (te) grote omzetafhankelijkheid van één opdrachtgever, constateringen van fraude in de notarisorganisatie, een tegen de notaris ingebrachte beschuldiging van een strafbaar feit in de ambtsuitoefening of (verplichte) informatieverstrekking aan de overheid door de notaris onder opheffing van de geheimhoudingsplicht (zie lid 5 van artikel 9).

Het BFT verwacht dat accountants ten behoeve van hun rapportage in het (jaarlijkse) rapport van bevindingen onderzoeken en beoordelen of gedurende het verslagjaar sprake is geweest van melding plichtige gebeurtenissen en – zo ja – of de voorgeschreven melding door de notaris is gedaan.

Voor de goede orde zij nog vermeld dat indien uit de reguliere indiening van tussentijdse cijfers een negatief kantoorvermogen of een negatieve kantoorliquiditeit blijkt, het BFT deze indiening sec niet aanmerkt als een melding ex art. 25a Wna. Hetzelfde geldt voor de indiening van jaarstaten met een negatief vermogen of een negatieve liquiditeitspositie. Negatieve vermogens- of liquiditeitsposities van het kantoor of van de notaris in privé (gecombineerd met kantoor) dienen aan het BFT afzonderlijk van de staten te worden gemeld zodra deze bekend zijn.

Wat valt onder “de jaarstukken” en wanneer en hoe moeten deze worden ingediend?2023-01-16T11:45:22+01:00

Bij het BFT dienen de volgende jaargegevens ingediend te worden:

Voor kantoor:

  • Verslagstaten;
  • Controle- of beoordelingsverklaring bij de verslagstaten dan wel de jaarrekening van het kantoor waarin de controle- of beoordelingsverklaring is opgenomen;
  • Rapport van feitelijke bevindingen

Voor privé:

  • Verslagstaten;
  • Samenstellingsverklaring bij de verslagstaten van de buitenmaatschappelijke balans of de holdingbalans dan wel de jaarrekening van het buitenmaatschappelijk deel of de holding waarin de samenstellingsverklaring is opgenomen;
  • Samenstellingsverklaring bij de privévermogens- en inkomensopstelling’.

Tijdstip en wijze van indienen jaargegevens
De jaargegevens dienen direct na het gereedkomen ervan, doch in elk geval binnen vier maanden na afloop van het boekjaar via het elektronische portaal van DiginBFT bij het BFT te worden ingediend.

Uitstel indienen gegevens
Het kan zijn dat u door bijzondere omstandigheden de jaargegevens over het boekjaar niet tijdig kunt indienen. U kunt dan het BFT gemotiveerd verzoeken om uitstel (van maximaal twee maanden). Dat verzoek moet wel vóór de uiterste inleverdatum ingediend worden.

Conform artikel 2 lid 5 van de Regeling op het notarisambt, dient u aan het BFT ook de cumulatieve kwartaalcijfers van uw kantoor te verstrekken. Dit is voor het BFT van belang om de toezichttaak adequaat te kunnen verrichten en de ontwikkelingen bij notarissen goed te kunnen volgen.

Tijdstip en wijze van indienen gegevens
De kwartaalcijfers dienen cumulatief ingevuld te worden. De kwartaalcijfers dienen via het elektronische portaal van DiginBFT ingediend te worden. Indiening dient als volgt plaats te vinden:

  • eerste kwartaalgegevens: vóór 1 mei;
  • tweede kwartaalgegevens: vóór 15 augustus;
  • derde kwartaalgegevens: vóór 1 november;
  • vierde kwartaalgegevens: vóór 1 februari.

Kantoren met een andere balansdatum dan 31 december dienen hun kwartaalgegevens in te dienen binnen één maand na het einde van hun kwartaal. Voorbeeld: als het boekjaar eindigt op 30 april, dan is het eerste rapportagekwartaal van 1 mei tot en met 31 juli en dienen de kwartaalcijfers daarover ingediend te worden voor 31 augustus.

Wanneer verleent het BFT uitstel voor indiening van kwartaalstaten, jaarstukken of privé-staten en hoe kan ik dat aanvragen?2023-01-16T11:41:31+01:00

Het BFT kan uitstel verlenen voor de indiening van de jaarverslagstaten van kantoor en privé. Er dient sprake te zijn van gegronde redenen. U dient dit uitstel tijdig (voor het verstrijken van de indiendatum) bij het BFT aan te vragen.

Uw aanvraag dient duidelijk te vermelden:
– welke verslagstaten van welke organisatie en/of persoon het betreffen;
– de redenen voor het benodigde uitstel;
– de naam en de functie van diegene die het uitstel aanvraagt.

Uitstel kan bij het BFT aangevraagd worden via diginbft@bureauft.nl. Het BFT kan maximaal 2 maanden uitstel verlenen voor de indiening van jaarstaten. Het BFT kan geen uitstel verlenen voor de indiening van kwartaalstaten van het kantoor. Mocht het onverhoopt toch niet lukken om deze tijdig in te dienen dan verzoekt het BFT u dit zo spoedig mogelijk, voorzien van een toelichting, kenbaar te maken aan het BFT via diginbft@bureauft.nl

Na indiening van de rapportage wordt een fout of een omissie ontdekt. Wat te doen?2023-01-16T11:40:17+01:00

Indien u na de indiening een relevante fout of een omissie ontdekt dient u dit melden aan het BFT via diginbft@bureauft.nl.

Uw melding dient te bevatten:
– de omvang van de fout en de gevolgen hiervan voor de bewarings-, liquiditeits- en vermogenspositie;
– de aard en de achtergrond van de fout;
– de naam en de functie van de melder.

Afhankelijk van de melding zal bekeken worden of volstaan kan worden met de ingediende verslagstaten of dat de financiële gegevens opnieuw ingediend moeten worden.

Signaal afgeven

Indien u algemene vragen heeft over notariële aangelegenheden, dan kunt u terecht bij een notaris in Nederland. Eventueel kunt u algemene vragen stellen bij ‘de notaristelefoon’; de publieksinformatielijn van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De notaristelefoon is iedere werkdag bereikbaar van 9.00 tot 14.00 uur onder nummer 0900-3469393 (€0,80 per minuut).

Het kan voorkomen dat u ontevreden bent over de dienstverlening van de (kandidaat-)notaris. Zo kan de afwikkeling van een nalatenschap lang op zich laten wachten, terwijl de (kandidaat-)notaris u daar niet over informeert. Of u verwacht van uw notaris een andere behandeling. De KNB geeft op haar website informatie over het voorleggen van een declaratiegeschil aan de geschillencommissie, het inroepen van klachtenbemiddeling door de KNB of het indienen van een tuchtklacht bij de tuchtrechter.

Meer informatie:
KNB: Klacht over notaris?
Rijksoverheid: Hoe kan ik een klacht indienen over een notaris?

Afgeven signaal
Het BFT kan u niet helpen met uw individuele bezwaar. Daartoe bieden bovenstaande instanties diverse mogelijkheden. Bij het BFT kunt u alleen een signaal afgeven over het functioneren van een (kandidaat-of toegevoegd) notaris die valt onder het toezicht van het BFT. Het BFT kan uw signaal gebruiken in zijn toezicht.

Signaal afgeven: signaalnotariaat@bureauft.nl

Ga naar de bovenkant