Loading...
Notariaat2019-05-28T11:33:42+02:00

Notariaat

Op deze pagina:

Werkwijze

Het integraal toezicht op het notariaat richt zich op de aandachtsgebieden: financiën, integriteit (inclusief de Wwft) en de kwaliteit van de notaris. De wetgever wenst een effectief, efficiënt en preventief toezicht op het notariaat. Het BFT heeft hiertoe enerzijds een structuur van regionale aanspreekpunten gecreëerd die de relatie met de notarissen in een regio beheren (inclusief de organisaties die een verhoogd risico kennen m.b.t. de continuïteit) en anderzijds een risicogericht toezicht nader uitgewerkt. De kantoren en notarissen met de grootste financiële, integriteits- en kwaliteitsrisico’s naar de laatste stand van het inzicht van het BFT zullen het meest intensief in het toezicht worden betrokken. Dat alles ten behoeve van het gemeenschappelijk belang: een goed functionerend en integer notariaat.

Bij het uitoefenen van zijn toezichtactiviteiten is het BFT:

  • Onafhankelijk. De samenleving moet er op kunnen vertrouwen dat het toezicht onafhankelijk wordt uitgevoerd.
  • Transparant. Zowel op aspecten als nut en noodzaak van de verrichte activiteiten als de hiervoor genoemde onafhankelijkheid.
  • Professioneel. Het BFT staat open voor nieuwe ontwikkelingen en ideeën met betrekking tot het verbeteren van het eigen functioneren.
  • Selectief en efficiënt. Toezichtactiviteiten worden telkens gekozen op basis van een afweging van risico’s, effectiviteit, kosten en baten.
  • Slagvaardig. Het toezicht door het BFT is terughoudend waar het kan en doortastend waar het moet.
  • Gericht op samenwerking. Samenwerking is een belangrijk middel om de ervaren toezichtlast te beperken.

Bevoegdheden BFT en wettelijk kader
Vanuit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) heeft het BFT bevoegdheden die leiden tot een medewerkingsplicht van de notaris. Op de taak tot het verrichten van het toezicht is titel 5.2 van de Awb van toepassing. Het BFT heeft daarmee de bevoegdheid om bijvoorbeeld kopieën te maken van zakelijke gegevens en bescheiden. Tevens is het BFT bevoegd tot inzage in de persoonlijke financiële administratie van de notaris. Op grond van de Awb is het mogelijk om ook informatie van derden te betrekken in het toezicht. De notaris heeft ten opzichte van het BFT geen geheimhoudingsplicht en kan zich dus niet op zijn verschoningsrecht beroepen.

Onderzoek ter plaatse
Bezoeken bij notarissen kunnen plaatsvinden om meerderlei redenen. Op basis van de verzamelde informatie kan, indien de risicoanalyse hiertoe aanleiding geeft, een risicogericht onderzoek bij de notaris plaatsvinden. De notaris is verplicht om mee te werken aan het onderzoek door het BFT op grond van de Awb. Het toezicht door het BFT wordt uitgeoefend door medewerkers met kennis van het notariaat door uitgevoerde (bijzondere) onderzoeken of eigen notariële praktijkervaring als (toegevoegd of kandidaat-)notaris. Als mogelijke onderzoeken worden onderscheiden: het inwinnen van nadere informatie, een kort bedrijfsbezoek, een startersbezoek, een algemeen onderzoek, thematisch onderzoek of een bijzonder onderzoek.

Naar aanleiding van een onderzoek, wordt een rapportage opgesteld. In het kader van hoor en wederhoor zal eerst een conceptrapportage aan de notaris ter beschikking worden gesteld met het verzoek binnen een bepaalde tijd te reageren. In de (concept-)rapportage worden de geconstateerde normschendingen en eventueel ook de risico’s op normschendingen benoemd. Nu het BFT naast financieel toezichthouder ook toezichthouder is op de kwaliteit en integriteit van een notaris zullen bijvoorbeeld kantoorcultuur, houding en gedrag meer aandacht krijgen in de rapportages. Indien sprake is van een normschending zal de definitieve rapportage het uitgangspunt zijn voor een handhavingsactie. Zie voor meer informatie het onderdeel handhaving.

Handhaving en wet- en regelgeving

Handhaving

Als bijvoorbeeld bij onderzoeken beperkte afwijkingen van de norm worden aangetroffen, zal het BFT hierover een opmerking maken en de notaris vragen deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen en die in het verleden zo mogelijk nog te laten repareren. Bij de keuze tussen de verschillende handhavingsmogelijkheden geldt het uitgangspunt: “ terughoudend waar het kan, doortastend waar het moet’. Het doel van het handhavend optreden is enerzijds het bewerkstelligen van normconform gedrag en anderzijds heeft het – bij grotere normafwijkingen die worden voorgelegd bij de tuchtrechter – een meer corrigerend karakter. Enkele voorbeelden van handhaving zijn:

Normoverdragend gesprek
Vanuit een geconstateerde normschending kan het BFT een zogenaamd normoverdragend gesprek initiëren. De notaris wordt daarbij aangespoord om de normschending te beëindigen. Bijvoorbeeld kunnen met de notaris afspraken worden gemaakt over verbeteringen die voortvarend, volledig en tijdig moeten worden doorgevoerd.

Boete en dwangsom
Bij schending van voorschriften met betrekking tot bepaalde administratieve aangelegenheden heeft het BFT binnen het bestuursrecht een boete- en dwangsombevoegdheid. Ook daarmee kan het BFT corrigerend optreden zonder dat een tuchtrechtelijke procedure noodzakelijk is.

Tuchtklacht
Afhankelijk van de aard van de normschending kan het BFT er voor kiezen om een tuchtklacht in te dienen bij de Kamer voor het notariaat.

Wet- en regelgeving

Voor het uitoefenen van het toezicht is het nodig dat het toetsingskader helder is. Het BFT is toezichthouder. De normen voor het toetsingskader worden met name bepaald door de wet- en regelgevers en de tuchtrechter.

Hier vindt u een verwijzing naar de verschillende Wet- en regelgeving, de Wwft, Ministeriële regelingen en tuchtrechtjurisprudentie.

Wna

Wwft
KNB
Tuchtrecht
Rechtspraak

Incidentmelding

Op grond van artikel 25a Wna zijn notarissen bij ministeriële regeling verplicht om gebeurtenissen die aanmerkelijke nadelige gevolgen kunnen hebben voor de financiële positie van de notaris te melden aan het BFT.

In de ►ministeriële regeling (artikel 8 e.v.) is aangegeven welke gebeurtenissen de notaris moet melden.

Notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen kunnen gebeurtenissen die aanmerkelijke nadelige gevolgen kunnen hebben voor de (financiële) positie van een notaris melden via melding25a@bureauft.nl.

Artikel 25a

Bij regeling van Onze Minister kan aan notarissen de plicht worden opgelegd tot het doen van een melding aan het Bureau indien er zich, in de regeling nader aan te duiden, gebeurtenissen voordoen die aanmerkelijke nadelige gevolgen kunnen hebben voor de financiële positie van een notaris.

Informatie voor accountants

Verwachte werkzaamheden

Het is van belang dat het BFT kan beschikken over tijdige, juiste en volledige informatie van de notarissen.

De informatie die de notaris aanlevert moet soms voorzien zijn van een accountantsverklaring of -mededeling. Bij ministeriële regeling zijn regels gesteld betreffende de inhoud van het verslag en van de verklaring respectievelijk mededeling van de accountant.

Zie voor meer informatie de door het BFT uitgebrachte circulaires.

Verslaggeving

Voor de jaarstukken zijn verslagstaten voorgeschreven (artikel 2 Administratieverordening). Het gebruik van deze staten is verplicht. Op 1 januari 2010 is voor het notariaat het Reglement Verslagstaten 2010 in werking getreden. In het reglement wordt digitale indiening verplicht gesteld. De tekst van het reglement kunt u vinden op de site van de KNB.

Reglement verslagstaten

Het BFT heeft een applicatie voor de digitale indiening van jaarverslagstaten ontwikkeld. Deze internetapplicatie, DiginBFT, is toegankelijk met een gebruikerscode en wachtwoord. De jaarverslagstaten in DiginBFT zijn gebaseerd op het Reglement Verslagstaten 2010, respectievelijk de Administratieverordening.

Bij het via DiginBFT indienen van verslagstaten wordt de jaarrekening niet meer vereist, zodat de relatie tussen de verklaring bij de jaarrekening en de verslagstaten in DiginBFT niet blijkt. Op grond hiervan wordt een mededeling van de accountant gevraagd waaruit blijkt dat de in de verslagstaten ingevulde financiële gegeven zijn ontleend aan de jaarrekening waarbij de accountant een accountantsverklaring heeft afgegeven, vermeldende onder meer de datum en de strekking van die afgegeven verklaring.

Het BFT vindt het van groot belang dat de juiste documenten worden overgelegd bij de verslagstaten. Daar toe geeft het BFT regelmatig circulaires uit, waarvan u de meest recente op deze website kunt vinden.

De Administratiemededeling
Met ingang van 2017 wordt niet alleen gevraagd naar de opzet van de administratieve procedures maar ook naar het bestaan daarvan.

 Circulaire notariaat 2019

Bijlage circulaire notariaat 2019

 Aanvullende toelichting bij de circulaire notariaat 2019

Startende notarissen

Startende notarissen

Een kandidaat-notaris die benoemd wil worden tot notaris moet volgens de Wet op het notarisambt (Wna) een aanvraag doen bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Daarnaast moet hij of zij onder meer een ondernemingsplan voor vestiging in de beoogde gemeente indienen. De onafhankelijke Commissie van deskundigen beoordeelt dit en brengt advies uit. Deze procedure is er op gericht om het ontstaan van kansloze of slecht renderende notarispraktijken te voorkomen.

Ondernemingsplan

De Commissie van deskundigen heeft een “procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan” vastgesteld. Deze procedure en voorschriften bevatten voor een indiener gedetailleerde aanwijzingen voor het maken en indienen van een ondernemingsplan. Een ondernemingsplan wordt in behandeling genomen nadat het ondernemingsplan per email en schriftelijk volledig is ingediend en de adviseringskosten ad € 1.600 zijn voldaan..

PDF Procedure en voorschriften ondernemingsplan

Beoordeling ondernemingsplan
Het afgeven van een advies over een ingediend ondernemingsplan vindt plaats door de onafhankelijke Commissie van deskundigen. De Commissie van deskundigen bestaat uit twee bedrijfseconomisch deskundigen en een notaris. Eén van de bedrijfseconomische leden is voorzitter. Er zijn twee plaatsvervangende leden, waarvan één lid notaris is en één lid een bedrijfseconomische achtergrond heeft.

Het secretariaat van de Commissie van deskundigen is ondergebracht bij het BFT.

Commissie van Deskundigen

De Commissie van deskundigen is een onafhankelijke commissie.  De commissie beoordeelt het ondernemingsplan van een kandidaat-notaris die notaris wil worden. Het secretariaat van de Commissie van deskundigen is ondergebracht bij het BFT. De commissie brengt jaarlijks een verslag uit.

Verslagen

Verslag CvD 2017

Verslag CvD 2016

Verslag CvD 2015

Veelgestelde vragen

Hier vindt u de meest gestelde vragen over het toezicht op de naleving van de Wet op het notarisambt.

​De antwoorden op deze veel gestelde vragen zijn algemeen en kunnen in een specifiek geval anders zijn. De tekst van wet- en regelgeving is leidend.
Het BFT heeft de informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Het BFT geeft echter geen garantie dat de verstrekte informatie correct en/of volledig is c.q. blijft. Het BFT aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de door derden aangeboden informatie waarnaar wordt verwezen.

Op de website van de ► KNB kunt u meer informatie vinden.

Hoe wordt de bewaringspositie bepaald?2018-02-19T12:41:21+02:00

Bij de berekening van de bewaringspositie is het van belang dat de vorderingen op cliënten uit de cliëntenschulden worden geëlimineerd. Indien dit wordt nagelaten worden de cliëntenschulden te laag gepresenteerd, en wordt dientengevolge de bewaringspositie te hoog weergegeven.

Voorts dient de aan cliënten verschuldigde rente aan de cliëntenschulden te worden toegevoegd. Deze verschuldigde rente maakt immers deel uit van de cliëntenschulden en dus van de bewaarplicht.

Kasgelden zijn geen onderdeel van de bewaringspositie.

Tenslotte wordt opgemerkt dat gelden van derden, waarover het notariskantoor krachtens volmacht kan beschikken, zoals geldmiddelen op per adres- of inzake-rekeningen, dienen te worden verantwoord onder gelijktijdige opname van de (even grote) schuld als afzonderlijke post onder de cliëntenschulden

Moeten “per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen in de administratie worden opgenomen?2018-02-19T12:39:46+02:00

Volgens artikel 4 van de Administratieverordening dienen van iedere opdracht de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële administratie. Teneinde te allen tijde alle financiële feiten te kennen dienen alle boedels, waarbij de notaris of één van zijn medewerkers gemachtigd is om over de saldi op bankrekeningen (per adres respectievelijk “inzake” bankrekeningen) te beschikken, in de financiële administratie op te nemen. Dit betreft dus zowel de schulden als de saldi aan geldmiddelen betreffende deze boedels. Ook in de jaarrekening van het kantoor dienen deze saldi te worden opgenomen.

Moet bij de praktijk BV/Holding van de notaris ook een beoordelingsverklaring worden afgegeven?2017-08-25T09:56:03+02:00

Voor de praktijk BV/Holding die buiten het kantoor c.q. de maatschap staat en waarin geen activa/passiva zijn opgenomen die normaliter op de balans van het samenwerkingsverband staan, hoeft geen beoordelingsverklaring worden afgegeven. Slechts voor de jaarrekening waarin de notarispraktijk wordt verantwoord dient (ten minste) een beoordelingsverklaring te worden afgegeven.

Waar kan de accountant voorbeelden van de in te dienen verklaringen vinden?2017-08-25T09:55:40+02:00

Op het KNB Notarisnet, het interne ledennet van de notarissen, staan de modellen. De notaris kan deze aan de accountant verstrekken.

Het kantoor heeft een gebroken boekjaar. Wanneer moet de notaris zijn vermogen en inkomen inzenden?2017-08-25T09:55:14+02:00

De notaris kan ervoor kiezen zijn privé gegevens vóór 1 mei in te zenden. Dit is aan te bevelen indien de praktijk BV geen gebroken boekjaar heeft of wanneer er geen praktijk BV is. De vermogensgegevens zijn dan meestal gelijk aan die welke bij de aangifte inkomstenbelasting worden gebruikt.

Hij kan er ook voor kiezen aan te sluiten bij de indiening van het kantoor, dus vóór 4 maanden na afloop van het boekjaar. Dit laatste is aan te bevelen indien het boekjaar van de praktijk BV van de notaris gelijk loopt met dat van het kantoor. Hij dient dan wel zijn privé-vermogen per diezelfde datum op te stellen.

Moet een gedefungeerd notaris nog jaarstukken indienen?2017-08-25T09:54:36+02:00

Na defungeren hoeft de notaris geen privé jaarstukken meer in te leveren bij het BFT. Wanneer diens notarispraktijk (het kantoor) niet wordt voortgezet, maar tussentijds – voor het einde van het boekjaar – wordt beëindigd, dient die jaarrekening schriftelijk, voorzien van de verklaring van een accountant, aan het BFT te worden opgestuurd.

Waarom moet een notaris een opgave van zijn privé-vermogen en inkomen inzenden en wat doet het BFT er mee?2017-08-25T09:54:07+02:00

Inzending conform het reglement verslagleggingstaten is verplicht vanuit wet- en regelgeving. Het BFT houdt financieel toezicht en vormt zich mede op basis van deze privéstukken een beeld van de (financiële) gezondheid van de notarissen. Daarom is het nodig dat deze stukken eenduidig zijn qua waardering en presentatie. De inkomensstaat is eenvoudig, die volgt uit de aangifte inkomstenbelasting, maar bij de vermogensstaat ligt dat anders. In de praktijk blijken er veel onvolkomenheden. Hier volgen enkele aanwijzingen:

  • woonhuis waarderen tegen WOZ waarde;
  • vermogenscomponenten splitsen wanneer huwelijkse voorwaarden dat aangeven;
  • een belastinglatentie opnemen voor de vrije reserves in de BV;
  • inboedel, kunst of verzamelingen tegen geschatte waarde niet vermelden zonder nadere onderbouwing.
Welke jaarstukken moeten IDS kantoren indienen?2018-02-19T12:46:03+02:00

Voor de indiening van financiële gegevens door kantoren waarin notarissen samenwerken met andere (volgens de Verordening interdisciplianire Samenwerking 2015 toegestande) beroepsbeoefenaren, zoals advocaten, belastingadviseurs enz., is de rechtspersoon bepalend. Is er een afzonderlijke rechtspersoon voor de notariële taak binnen een IDS-kantoor, dan dient deze de separate notariële cijfers in. In het andere geval, slechts één rechtspersoon voor het totaal, worden de gezamenlijke cijfers ingediend. In dat geval dient de bewaringspositie van het notariaat apart gemeld te worden.

Hoe moeten de jaarstukken worden ingediend?2017-08-25T09:48:30+02:00

In het op 1 januari 2010 van kracht geworden Reglement Verslagstaten, gebaseerd op artikel 2 en 10 van de Administratieverordening, zijn verslagstaten vastgesteld voor de indeling van de jaarstukken en voorschriften gegeven met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie. De notaris is verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving conform deze staten kan geschieden.

In het reglement wordt in artikel 2 digitale indiening verplicht gesteld en deze geschiedt door gebruikmaking van de internetapplicatie DiginBFT. Deze gebruikersvriendelijke applicatie is toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.

Welke jaarstukken moet de notaris indienen?2017-08-25T09:48:50+02:00

In artikel 24 en 112, lid 1 Wna staat vermeld welke stukken de notaris aan het BFT dient te overleggen.

Wanneer moeten de jaarstukken worden ingeleverd?2017-08-25T09:46:43+02:00

Het is van belang dat de notaris de jaarstukken tijdig verstrekt aan het BFT.

Op grond van artikel 24 lid 4 Wna dienen de jaarstukken binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar te worden ingediend bij het BFT te Utrecht, voorzien van een beoordelingsverklaring of controleverklaring van een accountant. Slechts op grond van bijzondere omstandigheden kan deze termijn – op (schriftelijk) verzoek van de notaris, en niet op verzoek van diens accountant – door het BFT worden verlengd met ten hoogste twee maanden.

Signaal afgeven

Indien u algemene vragen heeft over notariële aangelegenheden, dan kunt u terecht bij een notaris in Nederland. Eventueel kunt u algemene vragen stellen bij ‘de notaristelefoon’; de publieksinformatielijn van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De notaristelefoon is iedere werkdag bereikbaar van 9.00 tot 14.00 uur onder nummer 0900-3469393 (€0,80 per minuut).

Het kan voorkomen dat u ontevreden bent over de dienstverlening van de (kandidaat-)notaris. Zo kan de afwikkeling van een nalatenschap lang op zich laten wachten, terwijl de (kandidaat-)notaris u daar niet over informeert. Of u verwacht van uw notaris een andere behandeling. De KNB geeft op haar website informatie over het voorleggen van een declaratiegeschil aan de geschillencommissie, het inroepen van klachtenbemiddeling door de KNB of het indienen van een tuchtklacht bij de tuchtrechter.

Meer informatie:
KNB: Klacht over notaris?
Rijksoverheid: Hoe kan ik een klacht indienen over een notaris?

Afgeven signaal
Het BFT kan u niet helpen met uw individuele bezwaar. Daartoe bieden bovenstaande instanties diverse mogelijkheden. Bij het BFT kunt u alleen een signaal afgeven over het functioneren van een (kandidaat-of toegevoegd) notaris die valt onder het toezicht van het BFT. Het BFT kan uw signaal gebruiken in zijn toezicht.

Signaal afgeven: Contactformulier.