Update UBO-register (mei 2024)

Tijdelijk geen informatieverstrekkingen uit het UBO-register
Sinds 27 maart 2022 moeten Nederlandse organisaties hun UBO’s ingeschreven hebben in het UBO-register. Door een uitspraak van het Europees Hof van Justitie van 22 november 2022 worden tijdelijk geen informatieverstrekkingen uit het UBO-register verzorgd door de Kamer van Koophandel (KvK). Het is daarmee ook voor Wwft-instellingen tijdelijk niet mogelijk om het UBO-register te raadplegen.

Oude regeling tot 1 juni 2024
Op basis van een oude regeling kan een Wwft-instelling aan de hand van de bevestigingsmail van de KvK vaststellen of een juridische entiteit is geregistreerd in het UBO-register. Deze oude regeling komt per 1 juni 2024 te vervallen.

Overgangsregeling per 1 juni 2024
Per 1 juni 2024 kan een Wwft-instelling een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register opvragen bij de cliënt waarmee de instelling een nieuwe zakelijke relatie aangaat. De cliënt kan dit gewaarmerkt uittreksel opvragen bij de KvK en vervolgens aan de Wwft-instelling verstrekken.

Dit betreft een overgangsregeling en is dus opnieuw een tijdelijke maatregel. Zodra een Wwft-instelling aangesloten is op het UBO-register, geldt de wettelijke verplichting van artikel 4 lid 2 Wwft voor deze instelling om zelf het UBO-register te raadplegen. Naar verwachting zal vanaf dat moment ook weer het terugmelden van onjuiste UBO-gegevens aan de KvK mogelijk zijn.

Geen gevolgen voor bestaande cliënten
De nieuwe overgangsregeling heeft geen gevolgen voor bestaande cliënten van Wwft-instellingen. Als al eerder door de Wwft-instelling is vastgesteld dat een UBO geregistreerd is, op basis van bijvoorbeeld de bevestigingsmail van de KvK, hoeft de Wwft-instelling geen gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register op te vragen bij de bestaande cliënt.

UBO-register als hulpmiddel
Op grond van artikel 3 Wwft is een Wwft-instelling verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren. Bij dit onderzoek moet een Wwft-instelling onder meer de (pseudo-)UBO(‘s) van een cliënt identificeren en redelijke maatregelen nemen om de identiteit te verifiëren.

Een Wwft-instelling mag zich bij het uitvoeren van het cliëntenonderzoek niet uitsluitend baseren op de informatie uit het UBO-register aangezien deze informatie slechts als hulpmiddel dient. Ook het gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register dient alleen als bewijs dat een UBO geregistreerd is in het UBO-register. Om te bepalen of iemand daadwerkelijk UBO is, zal de Wwft-instelling altijd eigen onderzoek moeten doen. Naast de informatie uit de KvK kan een Wwft-instelling zich (afhankelijk van de rechtsvorm van cliënt) baseren op statuten, aandeelhoudersregisters, certificaathoudersregisters, maatschapscontracten, et cetera.