Naast het geven van uitleg bij uitspraken van de tuchtrechter die relevant zijn voor gerechtsdeurwaarders geeft het BFT ook tips om normschendingen te helpen voorkomen. Onze eerste tip betrof de normen voor liquiditeit en solvabiliteit, deze keer gaat het over de aansluiting van het kwaliteitsoverzicht op de financiële administratie.

Gerechtsdeurwaarders dienen bij het BFT jaarlijks en per kwartaal cijfers in. Bij de beoordeling van deze cijfers door het BFT blijkt regelmatig dat de gegevens in het kwaliteitsoverzicht per jaar- of kwartaaleinde niet aansluiten op de financiële administratie. Het is uiteraard de bedoeling dat de dossieradministratie, en daarmee het kwaliteitsoverzicht, aansluit op de financiële administratie per kwartaaleinde. Het BFT geeft een aantal tips die behulpzaam kunnen zijn bij het voorkomen van grote verschillen tussen bijvoorbeeld het kwaliteitsoverzicht en de financiële administratie.

Test de database
De oorzaak van de verschillen in de cijfers kan zijn oorsprong vinden in de inrichting van de database van de dossieradministratie. Controleer daarom regelmatig of de juiste gegevens in de database zijn ingevoerd. Met name door verschillende tariefafspraken met opdrachtgevers kunnen foutjes in de database sluipen. Hoe groter de variëteit aan klantafspraken hoe groter de kans op een onjuistheid in de instellingen. Kijk dus goed naar de inrichting van de tarieven en let op het effect van de instellingen op dossierniveau door de database te testen. Het hebben van een testomgeving kan hierbij helpen, alsmede het op een adequate manier inrichten van de rechten in het IT systeem zodat bijvoorbeeld niet iedereen de prijsafspraken of andere afspraken c.q. instellingen kan wijzigen.

Controleer de bewaringspositie voorafgaand aan overboekingen van de kwaliteitsrekening
Voordat overboekingen kunnen worden gedaan van de kwaliteitsrekening naar de kantoorrekening moet worden gecontroleerd of de bewaringspositie voldoende positief is. Zorg ervoor dat alle journaalposten in het systeem zijn verwerkt zodat de informatie in het lijstwerk betrouwbaar is. Bewaar de berekening van de bewaringspositie zodat u kunt aantonen dat u de stand van de derdenrekening voorafgaand aan de overboeking heeft gecontroleerd.

Bewaren van het kwaliteitsoverzicht
In ieder geval dient ieder kwartaal het kwaliteitsoverzicht van de dossieradministratie (digitaal) te worden geprint. Deze (digitale) print dient uiteraard aan te sluiten op de financiële administratie per kwartaaleinde. Het is raadzaam te controleren of de parameters van het kwaliteitsoverzicht dat gemaakt wordt in overeenstemming is met de geldende regelgeving hieromtrent zodat bijvoorbeeld positieve en negatieve bedragen van verschillende eisers of opdrachtgevers niet onbedoeld en/of onopgemerkt met elkaar verrekend worden. Bewaar het kwaliteitsoverzicht zodat u kunt aantonen dat u ieder kwartaal een overzicht heeft opgesteld. Voor het bewaren van het kwaliteitsoverzicht gelden overigens dezelfde termijnen als voor de overige administratieve stukken.

Plan vooruit
Plan vooruit en maak tijdig de uitdraaien van de overzichten op telkens hetzelfde tijdstip. In ieder geval op een moment dat er bij voorkeur geen overboekingen en/of andere verwerkingen plaatsvinden. Afhankelijk van de situatie kan het raadzaam zijn om het systeem tijdelijk af te schermen zodat er geen mutaties plaats kunnen vinden tijdens het (digitaal) produceren van de overzichten.

Toch verschillen
Als blijkt dat er toch een verschil bestaat tussen de verschillende overzichten, zorg er dan voor dat u het verschil kunt verklaren. Indien materiële verschillen bestaan tussen de overzichten, ga dan op zoek naar de oorsprong hiervan zodat u het kunt oplossen.