Volgens artikel 4 van de Administratieverordening dienen van iedere opdracht de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële administratie. Teneinde te allen tijde alle financiële feiten te kennen dienen alle boedels, waarbij de notaris of één van zijn medewerkers gemachtigd is om over de saldi op bankrekeningen (“per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen) te beschikken, in de financiële administratie opgenomen te worden. Dit betreft dus zowel de schulden als de saldi aan geldmiddelen betreffende deze [...]

Volgens artikel 2 van de Administratieverordening moet de administratie zo zijn ingericht dat de verslaggeving kan geschieden volgens de indeling van de balans en resultatenrekening in de staten (kwartaal- en jaarstaten). Voor de balanswaardering en resultaatbepaling zijn de waarderingsvoorschriften van titel 9, Burgerlijk Wetboek 2, van toepassing, ongeacht de rechtsvorm waarin de praktijkuitoefening plaatsvindt. Ook is van belang dat balansposten correct worden gerubriceerd (langlopend en kortlopend), zodat uit de balans de liquiditeitspositie van de notarispraktijk [...]

De dossieradministratie is van kritisch belang voor een beheerste praktijkvoering. Ze dient compleet te zijn, in voldoende mate gedetailleerd en per dossiernummer inzicht te geven in de status van het dossier (lopend of afgelegd). Ontvangen cliëntengelden en te betalen cliëntenschulden (waaronder ook af te dragen overdrachtsbelasting) dienen vastgelegd te zijn op dossierniveau en aan te sluiten met de vastlegging in de financiële administratie. Periodiek moet intern de voortgang van de opdrachten door middel van afstemming [...]

Voor een juiste berekening van de bewaringspositie is het van belang dat de vorderingen op cliënten uit de cliëntschulden worden geëlimineerd. Indien dit wordt nagelaten worden de cliëntenschulden te laag gepresenteerd en wordt dientengevolge de bewaringspositie te hoog weergegeven. Vorderingen op cliënten dienen dan ook in de rapportage aan het BFT als (overige) vorderingen te worden verwerkt en niet gesaldeerd te zijn met de cliëntschulden.

Hierover zijn voorschriften opgenomen in de artikelen 5 (“Beschikking over gelden”) en 6 (“Administratie cliëntengelden”) van de Administratieverordening. De notarispraktijk dient procedures en maatregelen van interne controle rond het betalingsverkeer te hebben om te waarborgen dat alle betalingen (“uitboekingen”) rechtmatig plaatsvinden, dus tijdig, voor het juiste bedrag en aan de juiste rechthebbende. Sinds april 2022 is daarnaast voor de inrichting van de betaalprocedures en de interne functiescheidingen de Beleidsregel Fiattering Uitbetalingen van kracht, zoals vastgesteld [...]