Het is de notaris niet toegestaan zich borg en aansprakelijk te stellen voor de schulden van anderen (artikel 23 lid 2c Wna). Dit is een absoluut verbod. Borgstelling / aansprakelijkheid voor schulden dienen te worden toegelicht in de jaarverslagstaten van DiginBFT.
Er zijn twee voor de hand liggende methoden: FTE berekenen aan de hand van het totale aantal beschikbare arbeidsuren volgens de arbeidscontracten gedeeld door het aantal uren van de werkweek (36 uur of 40 uur) FTE berekenen aan de hand van het op de verzamelloonstaat van een boekjaar vermelde aantal svw-dagen. Het aantal FTE is dan: Totaal aantal svw-dagen volgens de verzamelloonstaat gedeeld door het aantal werkbare dagen (voor het boekjaar 2022 : 260 werkbare [...]
Voor de wijze waarop het praktijkinkomen dient te worden berekend wordt verwezen naar de opstelling voor het bereken van het praktijkinkomen in de DiginBFT-verslagstaat welke is weergegeven onder de resultatenrekening, als volgt: Berekening praktijkinkomen Resultaat voor belasting Bij: Salaris / management fee aandeelhouder(s) / venno(o)t(en) Bij: Premie notarieel pensioenfonds notaris(sen) Bij: Dotatie pensioenvoorziening aandeelhouder(s) / venno(o)t(en) Bij: Afschrijving goodwill (niet betaald aan derden) Bij / Af: Rente rekening courant aandeelhouder(s) / venno(o)t(en) Bij: [...]
Op grond van artikel 25a Wna en artikel 9 lid 4 van de regeling op het notarisambt dient een melding bij het BFT te worden gedaan voor: gebeurtenissen die van nadelige invloed kunnen zijn op de solvabiliteit en/of liquiditeit, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé. In ieder geval dient er te worden gemeld als sprake is van de aanwezigheid van een negatieve liquiditeits- en/of solvabiliteitspositie, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de [...]
Volgens artikel 4 van de Administratieverordening dienen van iedere opdracht de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële administratie. Teneinde te allen tijde alle financiële feiten te kennen dienen alle boedels, waarbij de notaris of één van zijn medewerkers gemachtigd is om over de saldi op bankrekeningen (“per adres” respectievelijk “inzake” bankrekeningen) te beschikken, in de financiële administratie opgenomen te worden. Dit betreft dus zowel de schulden als de saldi aan geldmiddelen betreffende deze [...]
Volgens artikel 2 van de Administratieverordening moet de administratie zo zijn ingericht dat de verslaggeving kan geschieden volgens de indeling van de balans en resultatenrekening in de staten (kwartaal- en jaarstaten). Voor de balanswaardering en resultaatbepaling zijn de waarderingsvoorschriften van titel 9, Burgerlijk Wetboek 2, van toepassing, ongeacht de rechtsvorm waarin de praktijkuitoefening plaatsvindt. Ook is van belang dat balansposten correct worden gerubriceerd (langlopend en kortlopend), zodat uit de balans de liquiditeitspositie van de notarispraktijk [...]
De dossieradministratie is van kritisch belang voor een beheerste praktijkvoering. Ze dient compleet te zijn, in voldoende mate gedetailleerd en per dossiernummer inzicht te geven in de status van het dossier (lopend of afgelegd). Ontvangen cliëntengelden en te betalen cliëntenschulden (waaronder ook af te dragen overdrachtsbelasting) dienen vastgelegd te zijn op dossierniveau en aan te sluiten met de vastlegging in de financiële administratie. Periodiek moet intern de voortgang van de opdrachten door middel van afstemming [...]
Voor een juiste berekening van de bewaringspositie is het van belang dat de vorderingen op cliënten uit de cliëntschulden worden geëlimineerd. Indien dit wordt nagelaten worden de cliëntenschulden te laag gepresenteerd en wordt dientengevolge de bewaringspositie te hoog weergegeven. Vorderingen op cliënten dienen dan ook in de rapportage aan het BFT als (overige) vorderingen te worden verwerkt en niet gesaldeerd te zijn met de cliëntschulden.
Hierover zijn voorschriften opgenomen in de artikelen 5 (“Beschikking over gelden”) en 6 (“Administratie cliëntengelden”) van de Administratieverordening. De notarispraktijk dient procedures en maatregelen van interne controle rond het betalingsverkeer te hebben om te waarborgen dat alle betalingen (“uitboekingen”) rechtmatig plaatsvinden, dus tijdig, voor het juiste bedrag en aan de juiste rechthebbende. Sinds april 2022 is daarnaast voor de inrichting van de betaalprocedures en de interne functiescheidingen de Beleidsregel Fiattering Uitbetalingen van kracht, zoals vastgesteld [...]
De bewaringspositie omvat de aanwezige cliëntengelden, verminderd met de verplichtingen aan derden. Onder de cliëntengelden worden verstaan zowel de derdengelden van artikel 25 Wna als gelden van derden waarover de notaris dan wel een medewerker van het notariskantoor bevoegd is te beschikken (“per adres” of “inzake” rekeningen). Onder de verplichtingen aan derden worden verstaan het totaal van de cliëntenschulden (waaronder ook is begrepen de af te dragen overdrachtsbelasting). De bewaringspositie moet altijd positief zijn. Bij [...]